Hoe kun je een bericht intrekken in Outlook?

Heb je een foutje gemaakt in een e-mail die je net hebt verstuurd? Dan kun je met Outlook in sommige gevallen het foute bericht intrekken en verwijderen of vervangen door een nieuwe e-mail. In dit artikel leer je hoe een bericht intrekken met Outlook precies werkt, aan welke voorwaarden je bericht precies moet voldoen om het bericht intrekken te laten slagen en advies over het gebruik van deze functie.

Bericht intrekken mislukt?

Let op! Voordat je gebruik maakt van deze functie, is het goed om te weten dat je niet 100% kunt bouwen op deze functie. Sterker nog, de kans is groter dat het intrekken van een bericht niet werkt dan dat het wel werkt. Om een e-mail te kunnen intrekken moet deze aan een flink aantal criteria voldoen. Voldoet het hier niet aan dan mislukt het intrekken en ontvangen zowel jij als de ontvanger een mail van Microsoft met 'bericht intrekken is mislukt'.Een aantal criteria waar jouw e-mail aan dient te voldoen om een bericht in te kunnen trekken:

• Het intrekken van een e-mail kan bijvoorbeeld alleen binnen dezelfde organisatie en zowel jij als de ontvanger dienen te werken met een Office 365-of Microsoft Exchange-e-mail account.
• Ook wanneer de e-mail al is gelezen door de ontvanger, kan de e-mail niet meer worden ingetrokken. Wel krijgt de ontvanger alsnog een bericht van Microsoft dat jij hebt geprobeerd de e-mail in trekken.
• Indien de ontvanger een regel heeft ingesteld op zijn of haar mailbox, waardoor jouw bericht bij binnenkomst direct in een andere map belandt, werkt het intrekken ook niet.

Voorbeeld melding 'Bericht intrekken is mislukt':

Wanneer werkt het dan wel?

Als je een e-mail binnen jouw eigen organisatie intrekt, jij en de ontvanger allebei met een Office 365-of Microsoft Exchange-e-mail account hebben en als de ontvanger eerst het intrekkingsbericht opent voordat hij/zij jouw oorspronkelijke e-mail opent. Dan pas wordt het oorspronkelijke bericht verwijderd en krijgt de ontvanger bericht dat jij de e-mail hebt ingetrokken. Jouw oorspronkelijk en foutieve e-mail wordt ingetrokken en verwijderd uit het postvak van de ontvanger.De kans is dus erg klein dat de foute e-mail aan al deze criteria voldoet en dat het intrekken van het bericht daadwerkelijk lukt. Daarom is het handiger om fouten te voorkomen of om bij een foutje een nieuwe e-mail te sturen met 'Oeps sorry foutje, dit is de juiste'.

Instructie e-mail intrekken

(Tip: lees bovenstaande eerst!)Als je toch wil proberen een e-mail in te trekken, kun je dit doen door de volgende stappen te volgen:1. Ga naar Verzonden items en open de e-mail die je wil intrekken in volledig scherm. Een bericht kan je niet intrekken vanuit het leesvenster.2. Klik op Acties (1) en vervolgens op Dit bericht intrekken (2).3. Het volgende scherm verschijnt in beeld. Kies hier of je ongelezen kopieën van het bericht wil verwijderen of dat je de e-mail wil verwijderen en vervangen door een nieuw bericht (3).4. Kies of je voor iedere geadresseerde een bericht wil ontvangen van Microsoft of intrekken is gelukt of mislukt. Houd het vinkje aan als je dit wel wil ontvangen en zet het vinkje uit als je dit niet wil ontvangen (4). Het vinkje uit is vooral handig als het om een e-mail gaat die naar tientallen of honderden geadresseerden is verstuurd, want als je over al deze geadresseerden van Microsoft een bericht krijgt loopt je inbox natuurlijk helemaal over.5. Druk op OK. Heb je bij (3) voor verwijderen en vervangen gekozen, dan opent er een nieuwe e-mail die er hetzelfde uitziet al de foute ingetrokken mail. Deze mail kun je nu aanpassen en alsnog als goede e-mail versturen.

Beter voorkomen dan genezen

Fouten in uitgaande mails wil je natuurlijk liever voorkomen dan genezen. Daarom raad ik je aan om vanaf nu 'ondersteboven' te mailen. Hiermee voorkom je de meest gemaakte fouten in uitgaande e-mails, zodat je kunt voorkomen dat je e-mails moet intrekken. Beter voorkomen, dan genezen toch!Ondersteboven mailen is een effectieve manier die ervoor zorgt dat fouten als bijlage vergeten, een mail al verstuurd terwijl deze nog niet af was een geadresseerde vergeten, etc. behoren tot het verleden. Klik hier om te leren over Ondersteboven mailen: https://mailboxmaster.nl/ondersteboven-mailen/