Afwezigheidsassistent instellen

Afwezigheidsassistent, auto reply, out of office of afwezigheidsmail.. Iedereen noemt het anders, maar het is exact dezelfde functie. De naam van de functie in Outlook is Automatische antwoorden. Ben je een dag of voor langere periode afwezig? Dan is het handig om deze in te stellen. Zo wordt iedereen die jou mailt van jouw afwezigheid op de hoogte gesteld.Hoe kun je deze instellen in Outlook? En hoe zet hem je hem aan of uit? Op deze pagina vindt je het stappenplan hiervoor. Je kunt de video van Vivianne Kroone bekijken of de uitgeschreven instructie hieronder stap voor stap volgen. Je vindt hier ook meteen een goed voorbeeld van een berichttekst voor je afwezigheidsmail.

Automatisch antwoord bij afwezigheid instellen

Volg de volgende stappen om jouw Automatische antwoord in te stellen:1. Klik op Bestand.Outlook werkbalk Bestand2. Klik op Automatische antwoorden.Outlook automatisch antwoord instellen stap 13. Klik het bolletje aan voor Automatische antwoorden verzenden (1).4. Stel de data en tijden in waarop je wil dat het automatische antwoord begint en stopt met versturen (2)5. Maak eerst een bericht voor 'Binnen mijn organisatie' (3) en voeg jouw automatische antwoord voor intern gebruik toe (4).Outlook automatisch antwoord instellen stap 2 - Bericht instellen5. Klik indien van toepassing op 'Buiten mijn organisatie' (5) en voeg jouw automatische antwoord voor externe mailers toe (6).Outlook automatisch antwoord instellen stap 3 - Bericht instellen buiten organisatieZodra je op OK drukt, is jouw afwezigheidsassistent ingesteld voor de door jouw gekozen periode. Na deze periode gaat het automatische antwoord vanzelf weer uit op de eindtijd die je hebt ingesteld. Hier hoef je verder geen handmatige actie voor te verrichten.Wil je ook regels instellen op het gebruik van je automatische antwoord, klik dan op Regels (7).

Regels voor Automatisch antwoord

Je kunt eventueel regels instellen die gedurende de periode dat jouw automatische antwoord aan staat, van kracht is. Dit kun je gebruiken om voor e-mails met bepaalde criteria een automatische actie te verrichten terwijl jij afwezig bent. Denk bijvoorbeeld aan:
  • e-mails van een specifieke afzender automatisch doorsturen naar je collega
  • e-mails met een bepaald woord erin automatisch van jouw Postvak In verplaatsen naar een andere map
  • e-mails met jouw naam in de CC automatisch beantwoorden met een bepaald sjabloon
Een regel op jouw automatische antwoord instellen doe je als volgt:
  • Klik op Regels (7) en vervolgens op Regel toevoegen (8).
  • Stel de Regel(s) in zoals gewenst (9) en druk op OK
  • Om alle instelling van jouw automatische antwoord op te slaan, druk nogmaals op OK.
Outlook automatisch antwoord instellen stap 4 - Optioneel regels toevoegenHet is mogelijk om meerdere regels toe te voegen. Klik zo vaak als nodig is op Regel toevoegen en sla daarna je instellingen op door te drukken op OK.
Joyce Arts-van Lieshout
Door

Joyce Arts-van Lieshout

op 20 Oct 2021

Goedemorgen, is het mogelijk om enkel een afwezigheidsmelding voor buiten de organisatie te activeren? Mijn parttime collega's hebben de melding opstaan op de momenten dat zij niet aanwezig zijn. Houdt in dat op elke mail die ik stuur een bericht terug krijg dat ze er niet zijn, voor mij hoeft dat niet!

Vivianne Kroone
Door

Vivianne Kroone

op 06 Nov 2021

Hoi Joyce, helaas is dat voor zover ik weet niet mogelijk. Wel kun je er met behulp van de functie Regels, ervoor zorgen dat je wat minder last hebt van al die afwezigheidsmails.

Rianne VL
Door

Rianne VL

op 26 Oct 2023

Goedemorgen, bestaat de functie al dat als je parttime werkt je een terugkerend patroon kunt instellen voor dagen? Op die manier is hoef ik het maar 1x in te stellen en klaar! Ik kan dat tot nu toe niet vinden, maar misschien ben ik niet op de hoogte :).

Vivianne Kroone
Door

Vivianne Kroone

op 05 Dec 2023

Hoi Rianne, helaas bestaat deze functie nog niet in Outlook. Wie weet zal deze functie worden toegevoegd in de toekomst. Hiervan zullen wij dan mogelijk een video maken. Groeten, Ferdy | Team Mailbox Master

Reactie plaatsen