Afwezigheidsassistent instellen

Afwezigheidsassistent, auto reply, out of office of afwezigheidsmail.. Iedereen noemt het anders, maar het is exact dezelfde functie. De naam van de functie in Outlook is Automatische antwoorden. Ben je een dag of voor langere periode afwezig? Dan is het handig om deze in te stellen. Zo wordt iedereen die jou mailt van jouw afwezigheid op de hoogte gesteld. Hoe kun je deze instellen in Outlook? En hoe zet hem je hem aan of uit? Op deze pagina vindt je het stappenplan hiervoor. Je kunt de video van Vivianne Kroone bekijken of de uitgeschreven instructie hieronder stap voor stap volgen. Je vindt hier ook meteen een goed voorbeeld van een berichttekst voor je afwezigheidsmail.

Automatisch antwoord bij afwezigheid instellen

Volg de volgende stappen om jouw Automatische antwoord in te stellen: 1. Klik op Bestand. 2. Klik op Automatische antwoorden. 3. Klik het bolletje aan voor Automatische antwoorden verzenden (1). 4. Stel de data en tijden in waarop je wil dat het automatische antwoord begint en stopt met versturen (2) 5. Maak eerst een bericht voor 'Binnen mijn organisatie' (3) en voeg jouw automatische antwoord voor intern gebruik toe (4). 5. Klik indien van toepassing op 'Buiten mijn organisatie' (5) en voeg jouw automatische antwoord voor externe mailers toe (6). Zodra je op OK drukt, is jouw afwezigheidsassistent ingesteld voor de door jouw gekozen periode. Na deze periode gaat het automatische antwoord vanzelf weer uit op de eindtijd die je hebt ingesteld. Hier hoef je verder geen handmatige actie voor te verrichten. Wil je ook regels instellen op het gebruik van je automatische antwoord, klik dan op Regels (7).

Regels voor Automatisch antwoord

Je kunt eventueel regels instellen die gedurende de periode dat jouw automatische antwoord aan staat, van kracht is. Dit kun je gebruiken om voor e-mails met bepaalde criteria een automatische actie te verrichten terwijl jij afwezig bent. Denk bijvoorbeeld aan:

• e-mails van een specifieke afzender automatisch doorsturen naar je collega
• e-mails met een bepaald woord erin automatisch van jouw Postvak In verplaatsen naar een andere map
• e-mails met jouw naam in de CC automatisch beantwoorden met een bepaald sjabloon

Een regel op jouw automatische antwoord instellen doe je als volgt:

• Klik op Regels (7) en vervolgens op Regel toevoegen (8).
• Stel de Regel(s) in zoals gewenst (9) en druk op OK
• Om alle instelling van jouw automatische antwoord op te slaan, druk nogmaals op OK.

Het is mogelijk om meerdere regels toe te voegen. Klik zo vaak als nodig is op Regel toevoegen en sla daarna je instellingen op door te drukken op OK.