5 tips voor minder afleiding door e-mail

De mailbox is voor velen een tool die je nodig hebt om je werk te kunnen doen, maar tegelijkertijd ook een mega afleider. Hoe vaak bekijk je toch even snel een mailtje wanneer je hem ziet binnen komen, terwijl je eigenlijk gefocust met iets belangrijks bezig was?

Pling, pop up, alweer 8 nieuwe mails… Toch even snel kijken wat er in staat… En weg is je focus van waar je mee bezig was. Dit is voor veel mensen de dagelijkse praktijk, hoe handig e-mail ook is… De afleiding door e-mail is een grote productiviteitskiller. Je concentreren in een wereld waar afleiding de hele dag in grote getale aanwezig is, is nogal een uitdaging. Zelfs als je een dag thuis werkt, kan e-mail je nog genoeg afleiden om aan het eind van de dag tot de conclusie te komen dat je toch niet de dingen af hebt, die je graag had willen doen.

Al die afleidingen zijn eigenlijk korte pauzes waarin je je focus doorbreekt. Bij sommige mensen is dit zo extreem dat zij niet langer pauzes nemen van geconcentreerd werken, maar zijn zoveel afgeleid dat ze eigenlijk nooit écht geconcentreerd aan het werk zijn.

Productief zijn en geconcentreerd werken is een keuze! Een keuze die je steeds opnieuw en opnieuw maakt, iedere minuut weer. Om het jezelf zo makkelijk mogelijk te maken om je te concentreren is het slim te bekijken welke factoren aanwezig zijn die je afleiden van productief zijn. Oftewel zoals Cal Newport in het boek Deep Work zegt:

“Neem geen pauze van afleiding, maar neem pauze van concentratie” 

Hoe voorkom je afleiding door je mailbox?

Help jezelf om zoveel mogelijk afleidingsvrij van je mailbox te werken. Gebruik Outlook of het mailprogramma waar je mee werkt als een productiviteitstool dat vóór je werkt in plaats van iets waar je keer op keer door wordt afgeleid.

De volgende tips maken het makkelijker voor je om niet steeds afgeleid te raken door je mailbox:

1. Zet je mailbox uit

Simpel, maar effectief! Sluit af en toe je mailbox helemaal af. Zo kun je niet per ongeluk je mailprogramma even tussendoor aanklikken, terwijl je geconcentreerd bezig bent met bijvoorbeeld een plan uitwerken. De kans is groot dat je dan weer een paar nieuwe mails ziet staan in je Postvak en jezelf moet bedwingen om ze niet te lezen.

“Maar ik heb Outlook nodig om mijn werk te kunnen doen!” is iets wat ik dan vaak te horen krijgen tijdens trainingen. Logisch, want tenslotte zit daar ook je agenda en je takenlijst in. Je kunt je mailprogramma zoals Outlook ook gewoon aan hebben staan, maar dan geopend op je takenlijst of je agenda in plaats van op je e-mail. Dan zie je ook geen nieuwe e-mails binnenkomen tenzij je je notificaties nog aan hebt staan…

2. Zet je notificaties uit

Hoor jij bij iedere nieuwe e-mail een ‘pling’ en krijg je een melding in je scherm te zien met de afzender en het onderwerp van de mail? Dan is het net alsof de postbode die iedere keer wanneer hij een brief door je brievenbus gooit, hij ook even op de deurbel drukt en door de brievenbus schreeuwt wie de afzender is en waar de brief over gaat.

Niet persé handig als je geconcentreerd wil werken aan iets belangrijks, zeker niet wanneer dit voor zo’n 30 tot 80 mails per dag gebeurd. Dan is met focus werken bijna onmogelijk, want bij iedere afleiding kost het een x aantal minuten voordat je weer je optimale concentratiezone bereikt hebt.

Zet daarom alle meldingen en notificaties uit van nieuwe e-mails. Werk je met Outlook, dan kun je dat hier doen:
Ga naar Bestand –> Opties –> Tabblad E-mail –> Zet alle vinkjes onder ‘Ontvangst van bericht‘ uit

Laat je ook je e-mail binnenkomen op je telefoon? Schakel hier dan ook je notificaties uit om te zorgen dat je hier niet alsnog door wordt afgeleid.

3. Bekijk je e-mail 2 tot 4 keer per dag

De hele dag vanuit je mailbox werken, zorgt er vaak voor dat je in de waan van de dag terecht komt en aan het eind van je werkdag vooral veel hebt gereageerd op van alles wat er op je af kwam in plaats van het werk te hebben gedaan wat je had willen doen vandaag. Om dit te voorkomen kijk je niet de hele dag in je mailbox, maar op een aantal vooraf besloten momenten op de dag.

Kies aan het begin van je werkdag op welke 2 tot 4 momenten je je nieuwe e-mails gaat bekijken en hoe lang je hier mee bezig wil zijn.

Hoe vaak en hoe lang je precies kijkt, is enerzijds afhankelijk van de hoeveel en complexiteit van de mails die je ontvangt en anderzijds van het overige werk dat je te doen hebt.

Op welke tijden bekijk je je mail?

Dat hangt er vanaf hoe je agenda er voor die dag uit ziet;

• Wanneer heb je afspraken staan?
• Welke belangrijke taken staan er op de planning?

Hoe lang besteed je tijd aan je mail?

In ieder geval niet de hele dag! In timemanagement zegt de Wet van Parkinson:

“De tijd die je ergens voor hebt die neem je ook”

Dus of je nu een half uur of een uur de tijd hebt om 15 mails weg te werken, doorgaans neemt het de volledig beschikbare tijd in beslag die je er voor uittrekt. Dus kies in eerste instantie liever voor minder tijd en kijk of je jezelf kunt stretchen om snel je e-mails te verwerken. Heb je geen idee hoe je e-mail goed kunt verwerken, dan helpt het boekje ‘Waarom mailboxen exploderen en wat jij daaraan kunt doen‘ je daar een handje bij.

Ook als je 120 mails per dag krijgt, heb je waarschijnlijk nog werk te doen naast e-mails beantwoorden. Je hebt tenslotte niet voor het vak ‘mailer’ gekozen toch?!

4. Zet to do’s uit e-mails op je takenlijst

Soms krijg je e-mails binnen die je even snel kunt beantwoorden, maar het zal ook regelmatig voorkomen dat e-mails één of meerdere complexe taken bevatten die je niet meteen kunt doen wanneer je je e-mail aan het beantwoorden bent, bijvoorbeeld een uitgebreid document doorlezen en van jouw feedback voorzien.

Deze e-mails in je Inbox laten staan, zorgt ervoor dat je vaker in je Inbox gaat kijken, omdat daar de informatie staat die je nodig hebt. Daarmee loop je meteen het gevaar om afgeleid te raken en toch even snel de nieuwe e-mail te bekijken die zijn binnen gekomen.

Deze afleiding kun je voorkomen door taken uit e-mails op je takenlijst te zetten, zodat je in je takenlijst de nodige informatie hebt staan in plaats van deze op te moeten zoeken in je Inbox.

Werk je met Outlook op Windows en vraag je je af ‘Hoe maak je van een e-mail een taak?’ Dat leg ik je uit in deze video:

Heb je Outlook op de Mac, dan heb je helaas geen Snelle Stappen functie. Je kunt dan het beste je e-mail slepen naar de takenfunctie. Zo maak je van een e-mail een taak. Werk je met Gmail, dan is Asana een handig programma om te gebruiken. Je kunt hiervoor een add-ons installeren die je gewoon kunt gebruiken met de gratis versie van Asana. Gebruik je Mac Mail, dan kun je e-mails slepen naar de Herinneringen app, je mail doorsturen naar een takensysteem als Asana of bijvoorbeeld Omnifocus gebruiken.

5. Zet het leesvenster uit

Ben je gefocust aan het werk en zie je in je mailprogramma ineens nieuwe mails staan? Dan is de kans groot dat je even snel door je Inbox scrollt om te zien wat er allemaal is binnen gekomen. Je hebt tenslotte het leesvenster aan staan dus je ziet meteen aan de rechterkant of onderaan in beeld de inhoud van de mail. Lekker makkelijk toch! Of toch niet?

Hoe meer je in je blikveld hebt, hoe meer gespreid jouw focus is. De kans dat je je laat afleiden door nieuwe e-mails is groter als het leesvenster aanstaat, dan wanneer je deze uit zet. Als het leesvenster UIT staat kun je niet direct de inhoud van de mail zien en moet je deze doelbewust open klikken om te zien wat er precies in de mail gevraagd of gezegd wordt. Deze extra stap inbouwen van het moeten openen van je e-mail zorgt ervoor dat je minder snel even door alle e-mails heen kijkt om er dan pas later écht iets mee te doen.

Als je een e-mail opent, besef je door het bovenstaand systeem dat je stopt met het geconcentreerd werken, waar je eerder mee bezig was. Zet dus vooral je leesvenster uit om te voorkomen dat je afgeleid raakt door nieuwe e-mails die je even snel wil lezen.

Werk je met Outlook, dan kun je hier je leesvenster uitzetten: Ga naar Beeld –> Leesvenster –> Uit

Maar hoe voorkom je dan dat je spoedzaken mist?

Als je niet meer de hele dag vanuit je mailbox werkt, kan het zijn dat de mensen die jou mailen een paar uur moeten wachten totdat zij antwoord krijgen. Je hebt tenslotte nog meer werk te doen dan alleen mailen. Misschien denk je nu: “Maar ik moet mijn mailbox echt de hele dag in de gaten houden, want soms komen er spoedjes binnen waar ik dan meteen iets mee moet doen“.

E-mails is niet altijd het meest handige communicatiemiddel als het gaat om spoedzaken communiceren. Hoe je slim om gaat met spoedzaken en e-mails, wat is handig en wat niet, vind je ons recente blog: E-mail & Spoedzaken; de Do’s en Don’ts

Help jezelf om afleidingsvrij te werken

Help jezelf om zoveel mogelijk afleidingsvrij van je mailbox te werken; gebruik Outlook of het mailprogramma dat je gebruikt als een productiviteitstool dat vóór je werkt in plaats van iets waar je keer op keer door wordt afgeleid.

En train jezelf vervolgens om gefocust te werken. Concentratie is een heel waardevolle skill die je kunt trainen door deze bewust te oefenen. Alles wat je vaker oefent, daar wordt je beter in.

Gefocust leren werken in een tijd waar constant afgeleid zijn ‘normaal’ lijkt te zijn geworden, kan voor een positieve verandering zorgen in je werkleven. Zo haal je meer voldoening uit je werk, omdat je de juiste dingen op het juiste moment gedaan krijgt. Dus begin met afleiding te elimineren en neem geen pauze meer van afleiding, maar neem pauze van focusblokken.