Sleep jij nog steeds e-mails naar je archiefmappen? Ho stop, dat is zooo 2018.. en kan echt niet meer anno 2021. Je bent absoluut niet de enige hoor, als je dit nog steeds doet. De meeste mensen gebruiken vaak alleen slepen om hun e-mails in de gewenste mappen te krijgen. Laat dit nu juist de meest onhandige en meest foutgevoelige manier te zijn. Slepen lijkt misschien de snelste manier, maar dat is het niet. Het kan veel handiger.
Dat je überhaupt e-mails archiveert, is al een goede stap. Je inbox is namelijk niet bedoeld als verkapt archief. Staan er nog veel afgehandelde e-mails in jouw Postvak In? Dan is het tijd om die eens goed op te schonen. Vergelijk je inbox maar met je deurmat thuis. Deze is bedoeld voor al je nieuwe post. Je legt je geopende post thuis toch ook niet terug op de deurmat? Nee, precies! Dat is met e-mail dus ook niet handig.
Ga je aan de slag met e-mails archiveren, zorg dan dat je dit op de meest handige manier doet. Outlook biedt je maar liefst 5 manieren om je e-mail te archiveren. Stop in ieder geval met slepen, om stress en fouten in archiveren te voorkomen. Hoe dan wel?
In deze video laat ik je de 5 verschillende manieren zien om je e-mails te archiveren en wat de valkuilen en voordelen zijn voor iedere manier. Wil je liever lezen? Lees dan onder de video verder.
5 manieren om je e-mails te archiveren
Archiveren is de oplossing als je jouw mailbox opgeruimd en overzichtelijk wilt houden. In de archiefmap plaats je alle mailtjes die je nog niet wilt verwijderen. Hou het bij voorkeur bij één map, als het echt niet anders kan een paar mapjes. De voorwaarde is wel dat je e-mails snel kunt archiveren en ook snel terug kunt vinden.
Welke van de 5 hieronder genoemde manieren om je e-mails te archiveren past het beste bij jou?
1. E-mails archiveren door ze naar een map te slepen
Slepen met e-mails is verreweg de meeste gebruikte optie. Je pakt een e-mail op en laat hem boven de gewenste map weer los. Dit lijkt de beste manier om snel je e-mails te archiveren, maar er zit wel één groot nadeel aan. Misschien heb je het zelf ook weleens meegemaakt. Je bent aan het slepen en laat het mailtje net iets te vroeg los. Tsja, waar is hij nu gebleven? Dat wordt zoeken!
Een ander nadeel is dat sommige mailtjes nog op ongelezen staan. Er blijft dan een cijfertje achter de map staan die ongemerkt steeds je aandacht vraagt. Pas als je de mail open klikt, verdwijnt het cijfertje. Je kan trouwens ook de sneltoets Ctrl + Q gebruiken om hem op gelezen te zetten. Maar dit zijn allemaal extra handelingen die deze manier van archiveren toch wat minder handig maken.
2. E-mails archiveren met de knop archiveren
Met de knop Archiveren zet je op een snelle manier e-mails in je archief, maar waar zit dat archief eigenlijk? Toen je voor het eerst op deze knop klikte kreeg je een pop-up om dit in te stellen, weet je nog wat je toen hebt ingevuld? Of misschien heeft jullie ICT-afdeling deze instellingen voor het hele bedrijf gedaan. Aan de knop zelf zie je niet waar hij de e-mails neerzet. Dat is toch wel even schrikken.
De archiefknop werkt snel en kan ook bediend worden met de spatiebalk. Dat brengt nog een extra risico met zich mee, want het kan zomaar gebeuren dat je onbedoeld de spatiebalk indrukt en daarmee een e-mail in het archief zet die daar niet heen moest. Hij staat meteen op gelezen, waardoor hij minder makkelijk terug te vinden is. Samengevat werkt de knop Archiveren snel, maar niet altijd even handig.
Wil je weten hoe je de archiefknop moet instellen? Bekijk dan deze video:
3. E-mails verplaatsen naar het archief
Je kunt e-mails ook in je archief zetten met de knop Verplaatsen. Dit vind ik al een veel betere manier om je e-mails netjes te archiveren. Er zit een klein nadeel aan, namelijk als je een e-mail direct verplaatst vanuit je inbox terwijl de e-mail nog op ongelezen stond, dan komt deze ook ongelezen in de archiefmap te staan.
Dit voorkom je door de e-mail te openen en daarna de knop verplaatsen te gebruiken. Als je het op deze manier doet krijg je een korte lijst met meest gebruikte mappen te zien, dus dat werkt meteen heel snel en je weet altijd zeker in welke map je e-mail belandt.
4. Sneltoets voor e-mails archiveren
Ook voor het archiveren van je e-mails is er een sneltoets beschikbaar. Hier wordt ik blij van, want ik ben groot fan van sneltoetsen. Niet verwonderlijk, want je werkt zo’n 40% sneller als je sneltoetsen gebruikt!
De sneltoets voor archiveren is Ctrl + Shift + V.
In de pop-up die nu verschijnt kun je de gewenste map kiezen en op deze manier snel de e-mail naar de juiste map verplaatsen. Extra handig is dat je in dit venster gewoon de naam van de map kan intypen, waardoor je bij een uitgebreide mappenstructuur, toch snel de juiste map in de lijst hebt gevonden.
5. E-mails archiveren met de snelle stappen functie
Save the best for last!
Dit is absoluut mijn favoriete manier van archiveren. Outlook biedt je tot 5 zichtbare snelle stappen die je zelf kunt instellen. Zo kun je met één druk op de knop je e-mails verplaatsen en ze ook meteen als gelezen markeren. Je hebt zelfs de mogelijkheid om een sneltoets aan deze handeling te verbinden. Via ‘snelle stappen beheren’ kun je deze snelle stappen helemaal instellen zoals jij het fijn vindt werken.
Zelf ben ik groot fan van de snelle stappen functie, maar het kan best zijn dat een van de andere manieren van archiveren voor jou beter werkt. Uiteraard is de keus helemaal aan jou.
Wil je slimmer en sneller werken met Outlook? Dan is de training Je Outlook mailbox de Baas echt iets voor jou! Je ontdekt o.a. hoe je slim je archief indeelt, welke mappen je precies nodig hebt en je leert hoe je e-mails makkelijker kan terugvinden met de zoekfunctie.
Je leert hoe je al het werk dat binnenkomt in je mailbox zo organiseert dat je een lege inbox hebt, overzicht en inzicht hebt in alle lopende werkzaamheden en precies weet wat op dit moment het belangrijkste is in jouw werk om je tijd en aandacht aan te besteden. Je hebt meer focus, tijd en rust voor jouw belangrijke projecten. Handig? Op deze pagina vind je alles wat je wil weten over de training: Je Outlook mailbox de Baas
Ad
op 02 Sep 2023Vivianne Kroone
op 11 Sep 2023