E-mail is voor veel mensen één van de meest gebruikte en belangrijkste communicatietools in het werk. Maar tegelijkertijd is het voor velen ook een productiviteitskiller van jewelste. Hoe ga je efficiënt om met je mailbox en welke 5 missers maken de meeste mensen hierin? In dit artikel geef ik je antwoord op deze vraag.
Als je podcast luisteren fijner vindt, kun je ook de beknopte versie in de podcast hieronder beluisteren.
Manage je volle mailbox
Het managen van je mailbox kan soms een hele opgave zijn. Het valt niet mee om alle inkomende mail op een dag te verwerken en naast de vergaderingen ook al andere werk dat gedaan moet worden af te krijgen. Heb je die vergadering van morgen wel geaccepteerd? Zijn de opgevraagde stukken van de klant al binnen gekomen? Hoeveel ongeopende berichten zijn er in je mailbox? Heb ik niet een belangrijk mailtje van mijn manager gemist?
Regelmatig vraag ik tijdens een lezing of training: “Hoeveel e-mails krijg je gemiddeld per dag?” Voor sommige is dat 20, maar meestal zijn het er meer. Soms gaan er bij meer dan 100 nog steeds handen omhoog. E-mail wordt zo bijna een dagtaak, wat voor een verlaagde productiviteit zorgt op kantoor maar ook thuis.
Want hoe vaak gebeurt het niet, dat je aan het eind van je werkdag toch nog even iets langer op kantoor blijft om nog wat mails weg te werken of werk af te maken dat door de alle e-mails en spoedjes is blijven liggen? Of dat je wel alvast naar huis gaat en ’s avonds nog even je mailbox opent? Dit gaat ten koste van de tijd met je gezin, met je partner of van je me-time. Als je daar even bewust bij stil staat, weet natuurlijk iedereen dat juist dat super belangrijk is om lekker van te genieten.
De struggle met de mailbox
Struggle jij ook met je mailbox? Geloof mij, je bent lang niet de enige! Kijk maar eens om je heen bij collega’s… Hoe vol hun mailbox is of hoeveel ongelezen mailtjes zij in hun inbox hebben staan. Het mailbox probleem is nog steeds gaande in Nederland. Ik kom dagelijks bij bedrijven over de vloer om mensen te trainen in efficiënt omgaan met je mailbox en het organiseren van het werk dat daarin binnen komt.
Steeds weer kom ik dezelfde problemen tegen:
- Ik krijg heel veel e-mail binnen
- E-mail kost mij veel tijd waardoor ik niet toe kom aan andere belangrijke(re) zaken
- Ik kan e-mails niet terug vinden, hier veel tijd kwijt aan e-mails zoeken
- Hoe deel ik de mappenstructuur handig in, want ik heb zo’n boom aan mappen dat ik soms niet meer weet waar ik e-mails kwijt moet.
- E-mails archiveren kost veel tijd, dus laat ik alles maar in de inbox staan.
- Ik weet dat er mensen zijn die efficiënter werken met de mailbox dan ik, die bijvoorbeeld elke dag hun mailbox leeg hebben, maar hoe doe je dat?
- Ik wil minder tijd kwijt zijn aan mail en meer tijd hebben om zaken uit te werken
- Wat zijn handige technische tips & tricks in Outlook die mij helpen bij mijn mailbox?
- Ik werk eigenlijk de hele dag vanuit mijn mailbox
- Mijn dag wordt geleid door mijn mailbox, dit gaat ten koste van mijn eigen planning
- Ik word de hele tijd ge-CCt door mijn collega’s
- Het lukt mij slecht om te concentreren op belangrijk werk
- Ik ben soms helemaal het overzicht kwijt en weet niet meer waar ik moet beginnen
- Mijn werk vind ik minder leuk doordat ik niet echt doe wat ik dacht en hoopte te doen in mijn werk
- Ik haal geen voldoening uit mijn werk omdat ik de hele dag alleen maar aan het rennen en reageren ben
- Ik raak al gestresst als ik aan mijn mailbox denk!
Toch hoeft e-mail niet zo’n beslag te leggen je (werk)leven zoals je dat nu misschien ervaart. Wat zou er gebeuren als je deze manier van werken niet zou accepteren, maar de keuze maakt om bewuster te worden van hetgeen wat je wil bereiken omtrent je mailbox? Inderdaad, dan zou dat je dat heel veel frustratie, stress en tijd kunnen schelen.
Daarom deel ik hieronder 5 belangrijke missers die de meeste mensen maken in het efficiënt omgaan met je mailbox, die jij hiermee vanaf nu kunt voorkomen.
Misser 1: Afleiding door notificaties
Eén van de punten waar het bij de meeste mensen al misgaat, is het aan hebben staan van notificaties. Het zorgt voor afleiding. Bij elk mailtje, sms’je of whatsapp-bericht komt er een pop-up binnen en dan ben je meteen afgeleid van je werk omdat je toch stiekem even gaat kijken wat het bericht inhoudt. Logisch, want ons oerbrein is erop gebouwd om van alles wat nieuw is, te willen checken of het veilig is of dat je moet vechten, vluchten of bevriezen.
Door geconcentreerd met focus te werken kun je in een flow terecht komen, waarbij het werk als het ware als vanzelf gaat. Hierdoor stijgt de kwaliteit van je werk. In de flow-zone komen duurt vaak eventjes, maar met al die notificaties, meldingen, geluidjes en trillingen aan, wordt je steeds weer uit je concentratie gehaald en kom je onmogelijk in die oh-zo-fijne flow terecht. Het klinkt als een simpele tip, maar heb jij jouw notificaties al uit staan?
Wil je minder afleiding door je mailbox? Leer hier hoe je je notificaties uit zet en meteen nog 4 extra tips om afleiding door e-mail te voorkomen.
Misser 2: Niet OBO-en
Open jij wel eens een mailtje om hem vervolgens daarna weer op ongelezen te zetten, omdat je er later nog iets mee moet? Ik snap dat je dit doet, want je wil toch op een manier proberen overzicht te houden in je mailbox en een inschatting maken van wat prioriteit heeft. Toch is dit het tweede punt waar het meestal mis gaat.
Stel je eens voor dat alle e-mails die je dagelijks digitaal in jouw mailbox binnen krijgt, vanaf nu als een brief op jouw deurmat zouden vallen… Wat de meeste mensen dan doen is het volgende: je opent de envelop, leest de brief die erin zit en stopt hem vervolgens weer terug in de envelop. Dan pak je de volgende brief van de stapel, die je ook weer leest maar waar je verder nog niets mee doet en je pakt weer een volgende brief etc.
Dat is hetzelfde als je een mail in je inbox leest, er niets mee doet of op ongelezen zet en verder gaat met kijken naar de volgende mail, en weer een volgende mail. Zo open je ieder mailtje wel een aantal keer, soms wel 5 of 10 keer, voordat je er daadwerkelijk iets mee gaat doen. Hiermee verlies je onnodig veel energie en tijd.
Wat handiger is, is iedere mail slecht één keer openen en direct op het moment dat je zo’n mailtje opent, kijkt naar de inhoud en de afzender en beslist wat je met dit mailtje moet doen. Dat kan bijvoorbeeld zijn; verwijderen, archiveren, noteren in de agenda, een actie verrichten of afwachten op een reactie. Pas als je er een besluit over hebt genomen, kun je de mail een goede plek geven zodat je hem daarna weer op het juiste moment tegen komt of op kunt zoeken wanneer je dat nodig hebt, oftewel organiseren. Dit noem ik het OBO-model: openen, beslissen en organiseren.
Je mailbox organiseren als een ‘tas-bij-de-deur-systeem’
Stel je voor, er ligt nu iets thuis op jouw eetkamertafel of bureau wat je morgen mee moet nemen naar een afspraak. Het is zo belangrijk dat je dit meeneemt, dat als je het toch vergeet, je terug naar huis moet om het alsnog op te halen.
Wat doe jij dan jezelf eraan te herinneren dat je dit echt meeneemt naar je afspraak?
Vaak hoor ik mensen zeggen, dan zet ik het in mijn telefoon, dan doe ik het alvast in mijn tas, dan leg ik mijn autosleutels erop, dan leg ik het in de koelkast bij mijn lunch want die vergeet ik nooit! Of ik leg het alvast in een tas bij de voordeur zodat ik er niet omheen kan en er bijna over moet struikelen voordat ik de deur uit ga.
Je legt het op een plek waarvan jij vertrouwt dat je het tegenkomt wanneer dat weer nodig is. Waarom doe je dat? Zodat je het kunt loslaten, zodat het niet in je hoofd blijft zitten of zodat je niet iedere keer tegen jezelf moet zeggen ‘oh dat moet ik echt niet vergeten of wel echt onthouden’. Dat is de uitwerking die het ‘tas-bij-de-deur-systeem’ heeft.
Zo’n systeem wil je ook voor al jouw werk creëren, inclusief het werk dat binnenkomt in de mailbox. De meeste bedrijven werken met Outlook, wat een fantastisch programma is om het tas-bij-de-deur-systeem mee te creëren. Het heeft namelijk alles wat je nodig hebt om je werk en je mail goed te organiseren. Je moet alleen weten hoe je dit op de meest handige manier doet.
Misser 3: Meteen afhandelen en reageren
Zodra je een e-mail opent, ga je dus direct iets doen met de mail (OBO-en). Máár dat wil niet zeggen dat je het ook meteen oplost of actie onderneemt op wat er in de mail gevraagd wordt. Je hoeft niet meteen te reageren of de hele mail af te handelen, want je hebt tenslotte nog niet alle mails gelezen en misschien is dit wel helemaal niet de mail met de hoogste prioriteit.
Hier schuilt de valkuil omdat alsnog te vervallen in eerst alle e-mails lezen en wegklikken en weer lezen en wegklikken. Het grote verschil zit hem in e-mails verwerken of e-mails afhandelen:
- E-mails afhandelen = meteen terugmailen of de actie oppakken uit de mail, of dit nu 2, 10, 30 minuten of een uur duurt.
- E-mails verwerken = je opent een mail één keer, beslist erover wat je moet doen en organiseert hem (OBO model). Zo komen mails met informatie die je wil bewaren in je archief en acties komen bijvoorbeeld in je takenlijst te staan.
Je wil e-mails niet afhandelen, wel meteen verwerken. Heb je al je mails ‘ge-OBO-t’ dan heb je een goed overzicht van alle acties uit de mail en kun je op dàt moment kiezen wat prioriteit heeft. Je gaat dus eerst je e-mails verwerken en dan pas afhandelen. Wel geldt hierop een kleine uitzondering, namelijk de 2 minuten mail.
De 2 minuten mail
Stel er zijn een aantal mails binnen gekomen. Je opent een van de mails en het blijkt een mail waarvoor jij in actie moet komen. Is het een 2 minuten mail, oftewel je kan de actie uit de mail in 2 minuten afhandelen? Doe dit dan meteen. Het is dan namelijk minder efficiënt om die actie eerst op je takenlijst te zetten. Om daarna weer op te zoeken vanuit je takenlijst en dan alsnog die 2 minuten actie te doen. Dus kun je de actie doen in 2 minuten, doe het dan meteen.
Maar let op, 2 minuten is kort. Dus zet eventueel een timer om te leren hoeveel tijd 2 minuten is en hoeveel je binnen die tijd wel of niet kunt doen. Je wil namelijk niet, wanneer je een half uur de tijd hebt om je mails te verwerken, je alleen maar emails van 2 minuten hebt weggewerkt. Je hebt dan maximaal 15 mailtjes kunnen verwerken en waarschijnlijk nog een hoop ongelezen mails staan waarvan je niet weet hoeveel prioriteit het heeft. E-mails OBO-en kun je zó snel leren doen, dat je misschien wel 5 e-mails of meer in 2 minuten kan verwerken. Én zo krijg je wel dat overzicht op al jouw werk en kun je jouw tijd besteden aan wat het meest belangrijk voor jou op dat moment is.
Misser 4: Uit je hoofd werken
Een ander belangrijk onderdeel van efficiënt omgaan met je mailbox is dat je niet langer je hoofd gebruikt om te onthouden wat je allemaal moet doen, uit je hoofd werken dus. Stel je voor dat je al die brieven op de deurmat moet onthouden wat je er mee moet doen, dan wordt het al snel onoverzichtelijke, volle en drukke bende in je hoofd waarmee het lastig is om precies op het juiste moment met de juiste dingen bezig te zijn.
Ga maar eens voor jezelf na; heb je wel eens dat je iets bedacht, net toen je je computer afsloot, of toen je onderweg naar huis of net in bed lag, wat je morgen echt niet mag vergeten? De volgende ochtend toen je uit bed kwam of weer onderweg was naar je werk, dacht je er misschien weer even aan, maar eenmaal op je werk zie je een mail in je inbox en ben je meteen met iets anders aan de slag gegaan. Voor je het weet is het al weer lunchtijd en bedenk je ineens dat je dit ene ding alsnog bent vergeten. Zo gaat dat soms nog wel dagen of weken door.
Ons hoofd, oftewel het menselijk brein, is er helaas niet erg goed in om een prachtig overzichtelijk visueel to do lijstje voor je te maken van alles wat je nog moet doen en jou exact op het juiste moment aan de juist dingen te herinneren. Zoals schrijver David Allen altijd zo mooi zegt:
Je brein is over beter in ‘over’ dingen nadenken, dan in ‘aan’ dingen denken
Met je Inbox is het precies zo. De Inbox is soms net een verkapte takenlijst van andermans prioriteiten. Het effect daarvan is dat je vooral aan de slag gaat met hetgeen wat als nieuwste binnenkomt of het hardste schreeuwt, zoals e-mails met ‼prioriteitentekens‼ of HOOFDLETTERS in de onderwerpsregel.
Door het OBO-model goed te gebruiken, creëer je een extern overzicht buiten je hoofd en je inbox waarin al jouw werkzaamheden staan. Deze manier werken zorgt ervoor dat je, in plaats van de hele tijd met iemand anders z’n prioriteiten bezig te zijn, jij zelf de regie in handen hebt en jij jouw eigen prioriteiten bepaalt.
Misser 5: De slimme functies van je mailprogramma niet kennen
Er zijn een heleboel verschillende mailsystemen. Van webmail-systemen als Gmail, tot aan Hotmail (Outlook.com), Mac mail, Outlook Mac etc. Verre weg de meeste bedrijven gebruiken Microsoft Outlook op Windows, en terecht als je het mij vraagt. Microsoft Outlook op Windows is een fantastisch programma wat werkelijk alles heeft wat je nodig hebt om je werk goed te organiseren en snel te kunnen OBO-en.
Voor de duidelijkheid, ik verkoop geen Outlook, maar ik ben gewoon rete enthousiast over het programma. Zo heeft Outlook heeft een takenmodule waarmee je van je mail een taak kunt maken, net als 3S-functies die je helpen om extra slim en snel je e-mails te verwerken. Toch kennen de meeste mensen deze functies niet.
Werk je met een ander systeem zoals Gmail of met Mac Mail, dan zijn er natuurlijk ook verschillende oplossingen en takenapps die je kunt koppelen, bijvoorbeeld Asana, en kun je vaak ook wel met sneltoetsen werken. Toch missen dat soort mailprogramma’s een hoop functies die toch handig zijn om efficiënt om te gaan met je mailbox.
Keer op keer zie ik deelnemers in een training met volle verbazing kijken naar wat je allemaal kunt instellen in Outlook om je werk makkelijker te maken én leuker. Want je kunt je misschien wel voorstellen als je je e-mails op een simpele manier super snel kunt verwerken, en je daarmee een opgeruimde mailbox en een overzichtelijke takenlijst hebt waarin je alles ook nog eens dingen heel makkelijk kunt terugvinden… Dan wordt het ineens leuk om je mailtjes te verwerken en je mailbox op orde te brengen.
Leer dus je mailprogramma kennen! Je weet namelijk niet, wat je niet weet 😉 dus ga kijken op YouTube (natuurlijk op het kanaal van Mailbox Master) of doe een training. Je maakt het jezelf er een stuk leuker en makkelijker mee. 👍
Heb je vragen of leuke opmerkingen of toevoegingen op dit artikel, zet het hieronder in een berichtje 👇 of stuur mij een mailtje op info@mailboxmaster.nl.
Vivianne Kroone
