Heb jij ook stress door je mailbox? Je bent echt niet de enige. Meer dan de helft van het kantoorpersoneel ervaart stress van hun mailbox als ze per dag meer dan twee uur nodig hebben voor het lezen en beantwoorden van hun e-mails. Krijg je elke dag zo’n 50 tot 100 mails binnen? Die mailstroom werkt enorm afleidend en zal je afhouden van je ‘echte’ werkzaamheden.
Je mailbox zou juiste een handig hulpmiddel moeten zijn. Een tool die je helpt productiever te werken. Helaas is het in de praktijk vaak niet zo. Maar dat betekent niet dat er niets aan te doen is. Er zijn allerlei manieren om stress door e-mail te verminderen. Met de 10 tips in deze blog krijg jij weer grip op je mailbox.
In deze video geef ik je 3 direct toepasbare tips, vergeet niet om daarna onder de video verder te lezen. Daar vind je deze drie tips, plus nog 7 handige tips om jouw mailbox stress flink te verminderen.
Tip 1: Ruim je mailbox op
De eerste tip lijkt een inkoppertje, maar hoe opgeruimd is jouw mailbox? Een ontplofte mailbox geeft vaak stress. Het is een onoverzichtelijke brei, waarin je moeilijk kunt onderscheiden welke mailtjes je aandacht nodig hebben en welke niet.
Ruim daarom je mailbox op. Je inbox is niet bedoeld als verkapt archief. Door je e-mails te archiveren voorkom je dat je telkens mails open klikt waar je eigenlijk niets meer mee hoeft te doen.
Je inbox is ook geen to do lijst. E-mails waar je nog iets mee moet doen, kun je beter op een andere plek bewaren. Zo houdt je jouw mailbox leeg en opgeruimd, zodat elke mail die er binnenkomt nieuw is.
Vergelijk het maar met je deurmat. Binnenkomende post raap je op en daarna beslis je wat je ermee wilt doen. Je legt post die later actie van je vraagt ook niet terug op je deurmat om er over een paar dagen weer naar te kijken toch? Een lege inbox zorgt meteen voor overzicht en dat voorkomt stress.
Tip 2: Verwerk je e-mails op een effectieve manier
Hoeveel e-mails krijg jij per dag binnen? Zijn dat er 20, 50, 80 of misschien wel meer dan 100? En hoe lang ben je bezig met het verwerken van iedere e-mail? Stel dat je 10 minuten bezig bent per e-mail, dan kun je maar 6 e-mails in één uur verwerken. Zo komt je mailbox natuurlijk nooit leeg.
Een e-mail verwerken hoeft geen 10 minuten te duren. Je kan iedere e-mail binnen 1 tot 2 minuten verwerken. Sommige zelfs binnen een halve minuut. Grote kans dat jij nu denkt: Hoe dan? Mijn e-mails zijn echt wel langer hoor. Ook dan is het niet nodig om 10 minuten met een mail bezig te zijn.
Bedenk hoeveel tijd je per dag maximaal bezig wilt zijn met je e-mails. Als je een effectieve werkwijze hebt om je e-mails te verwerken, dan heb je per e-mail maximaal 2 minuten nodig.
Tip 3: Creëer overzicht in je mailbox
Stress ontstaat vaak als je het overzicht verliest. Je hebt het gevoel geen keuzevrijheid meer te hebben in een situatie, je wordt geleefd. Een ontplofte mailbox kan je dit gevoel geven. Ik zie veel mensen die stressen over hun mailbox, dus als jij dit ook doet, je ben niet de enige.
Gelukkig kan ik je vertellen dat het niet nodig is om steeds stress te hebben over je mailbox. Ik help je graag weer de baas te worden over je mailbox.
Overzicht hebben op al het werk dat in je mailbox zit, geeft je inzicht in wat er allemaal op je bordje ligt. Pas als je overzicht hebt, zie je wat de prioriteiten zijn en kan je kiezen: dit is nu het belangrijkste om op te focussen. Daarom is het van belang om slim om te gaan met je mailbox.
Leer daarom:
- Super slim en snel je e-mails verwerken, zodat je meer tijd overhoudt voor belangrijk werk.
- Met een lege inbox te werken, zodat je precies weet wat erin staat en overzicht hebt.
- Weer de touwtjes in handen te krijgen, waardoor stress over je mailbox verdwijnt.
“Heb je stress over je mailbox? Word je mailbox weer de baas in plaats van andersom!”
Ik gun je dat je minder stress hebt van je mailbox, want dat hoeft echt niet zo te zijn. Om je hier nog een beetje meer bij te helpen, geef ik je in dit boekje onder andere 5 simpele stappen om je mailbox weer opgeruimd te krijgen. Je download hem hier:
'Waarom mailboxen exploderen en wat jij er aan kan doen'
Tip 4: Zorg dat je minder e-mails binnen krijgt
Dat zou fijn zijn, hoor ik bijna je denken. Maar het kan echt. Wil je minder mail ontvangen? Dat begint bij jezelf. Hoe meer je zelf mailt, hoe meer e-mails je ook terug krijgt. Verzamel bijvoorbeeld eens bespreekpunten die je allemaal aan dezelfde persoon zou mailen en bel hierover. De beller is sneller, en je krijgt veel minder mail binnen.
Analyseer eens wat voor mails je allemaal binnen krijgt. Zijn dit allemaal e-mails die onmisbaar zijn, of kan het ook anders? Meld je af voor nieuwsbrieven die je nooit leest. Krijg je e-mails waar je niets mee kunt? Bedenk hoe je dit soort mails in het vervolg kunt voorkomen.
Je bent niet alleen voor jezelf goed bezig, maar ook voor het milieu. Wist je dat iedere mail die je verstuurt en ontvangt, zo’n 0,3 gram CO2-uitstoot kost? Minder mailen doe je dus niet alleen voor jezelf, maar ook voor je medemens én voor het milieu.
Tip 5: Leer je mailprogramma goed kennen
Je mailbox is een van de meest gebruikte programma’s op je computer. Deze tool goed leren kennen bespaart je veel tijd. Tijd verspillen aan het eindeloos zoeken in je mailbox naar dat ene mailtje levert je onnodig veel stress op, alleen omdat je niet precies weet hoe de zoekfunctie goed werkt.
De meeste mensen zijn onnodig veel tijd kwijt met het verwerken van hun e-mails, omdat zij de slimme functies van hun mailprogramma niet kennen en gebruiken. Werken met sneltoetsen scheelt je bijvoorbeeld 40% tijd, ten opzichte van klikken met je muis. Daarnaast verminder het ook RSI klachten in je arm en hand. Als dat geen redenen zijn om je mailprogramma meer te leren kennen?
Hoe beter jij je mailprogramma kent, hoe sneller en efficiënter je ermee leert werken. Je bespaart tijd op deze taak, die je nu aan belangrijkere zaken kunt besteden. Je zult er versteld van staan hoeveel uren per week je kunt besparen, door effectief om te gaan met je mailprogramma. Stel je zou maar één uur per dag besparen? Dat is 5 uur per week. Waar zou jij die 5 uur dan het liefst aan besteden?
Tip 6: Stop met mailen!
O.k. die had je niet verwacht. Ik bedoel natuurlijk niet helemaal stoppen met mailen, is dat realistisch met deze mailcultuur? Waarschijnlijk niet toch? Maar je kunt er wel voor zorgen dat je een rem hebt, zodat je niet de hele dag in je mailbox blijft hangen. Word je bewust dat het tijd is om aan andere belangrijke dingen te werken, zodat je aan het eind van de werkdag ook wat dingen van je eigen lijstje kan afvinken. Zo kan je met een goed en voldaan gevoel je werkdag afsluiten.
Stop ook ’s avonds met naar je mailbox kijken. Het is tegenwoordig zo makkelijk om even op je telefoon je mail te checken. Doe dit niet. Je zult net zien dat er een vervelend mailtje binnenkomt, waar je vervolgens de hele avond mee in je maag zit of zelfs van wakker ligt. Check je e-mails alleen op het moment dat je er ook echt wat mee kan. Anders heeft het niet zoveel zin.
Tip 7: Zet de notificaties uit
Heb jij de notificaties van je mailbox nog niet uit staan? Zonde, want al die afleiding is killing voor je focus. Afgeleid worden door je mailbox kost je veel tijd. Constant tussendoor je mail checken en beantwoorden is heel slecht voor je productiviteit. Is het echt nodig om elke keer één mailtje te beantwoorden, direct nadat hij binnengekomen is? Je kunt beter één keer in de zoveel tijd naar je mail kijken en ze verwerken. Deze timemanagement techniek wordt vaak ‘batchen’ genoemd en is productiever en efficiënter. Je blijft in dezelfde breinactiviteit, waardoor het makkelijker en sneller gaat.
Zet daarom zoveel mogelijk en het liefst alle notificaties uit. Hoe groot acht jij de kans dat je een hele dag lang zal vergeten om naar je mailbox te kijken? Even in de mailbox kijken is voor de meeste zo’n gewoonte geworden. Met je notificaties uit bepaal jij vanaf nu zelf wanneer het tijd is om naar e-mails te kijken en wanneer niet. Je wordt minder afgeleid en je kunt je hoofd beter bij je werk houden. Lang leven focus!
Meer tips om afleiding door je mailbox te voorkomen? Lees deze blog: 5 tips voor minder afleiding door e-mail
Tip 8: Zie je mailbox in het juiste perspectief
Je bent vast geen ‘mailer’ van beroep. Je hebt een belangrijke functie binnen jouw organisatie, die meer inhoud dan alleen e-mails beantwoorden. Neemt je mailbox nu een belangrijk deel van je dag in beslag? Neem je verantwoordelijkheid om te zorgen dat je minder tijd kwijt bent aan e-mails en voldoende toekomt aan je belangrijke werk.
Dit zal niet alleen ten gunste komen van je functioneren, maar ook van hoeveel werk je gedaan krijgt en hoe goed jij je voelt over jouw werkdag. Met een voldaan gevoel je werkdag afsluiten, helpt je om je werk buiten werktijd beter los te laten, even los te komen en te herstellen van al die stress.
Tip 9: Bepaal zelf wanneer je reageert
E-mails bevatten vaak de prioriteiten van een ander, niet die van jouzelf. Als je ’s ochtends meteen begint met het lezen van je e-mails kan dit direct voor stress zorgen. Je opent een mail met een lastminute klus, de deadline is morgen al. Je had al een drukke dag en nu komt er ook nog eens 1,5 uur aan werk bij. Geen lekker begin van je werkdag. Start je dag met je eigen werk, je bent in de ochtend nog fris en kan bergen werk verzetten. Kijk eerst naar je eigen agenda. Wat zijn de belangrijkste werkzaamheden voor vandaag?
Controleer je e-mail op vaste tijden en niet te vaak. Zo kom je veel meer aan je eigen taken toe en voorkom je stress. Je hoeft niet altijd direct op e-mails te reageren. Kies zelf het moment uit wanneer je terug wilt schrijven. Doe dit op een moment dat het voor jou goed uitkomt. Zo hou je veel beter de controle over je planning. E-mail is juist zo handig omdat je zelf kunt kiezen op welk moment je het leest en verstuurt. Maak daar gebruik van!
Tip 10: Leer effectief omgaan met je mailbox
Je e-mails beantwoorden is een dagelijkse taak die je in je agenda kunt zetten, net als je andere taken. Door je e-mail momenten te beperken zie je precies hoeveel tijd je kwijt bent en hou je meer tijd over voor belangrijkere zaken. Door ook je mailbox in te plannen, dwing je jezelf om je mails snel af te handelen.
Lees jij sommige mailtjes meerdere keren? Zonde van je tijd. Voorkom dat je een e-mail nog een tweede keer moet lezen door hem meteen te verwerken. Krijg je een snelle aanvraag of een e-mail van een collega waar je direct antwoord op kunt geven binnen 2 minuten, beantwoord deze direct.
Stress door e-mail komt ook regelmatig door het steeds uitstellen van belangrijke e-mails, met de kans dat je hem uiteindelijk zelfs vergeet op te pakken. Heb je meer tijd nodig voor bepaalde e-mails, zet ze als taak op je takenlijst. Vermeld er duidelijk bij wat je moet doen, hoe lang je er mee bezig bent en wat de deadline is. Blok voldoende ‘Focustijd’ in je agenda om zaken uit te werken. Dit zorgt ervoor dat je een duidelijk overzicht hebt op al je werk en dat je aan de juiste dingen op het juiste moment werkt. En je voorkomt dat je belangrijke e-mails vergeet.
Natuurlijk zijn er ook altijd e-mails met handige informatie waar je niets mee hoeft te doen. Deze kunnen bewaard worden in de archiefmap. Nieuwsbrieven en systeemmeldingen zijn hier een mooi voorbeeld van, deze kun je automatisch laten verplaatsen naar een aparte map waar je op zelf gekozen momenten naar kijkt. Dat scheelt je weer een aantal e-mails in je inbox.
Zonder stress je mailbox openen?
Wil jij ook vaker zonder stress je mailbox openen? Zowel op normale werkdagen, als na een dagje vrij of een lekkere vakantie? Leer dan hoe je effectief omgaat met je mailbox, zodat jij weer je mailbox de baas wordt in plaats van andersom.
E-mail is één van de meest gebruikte communicatiemiddelen op kantoor. Veel van je werk komt waarschijnlijk binnen via je mailbox, zeker nu er zoveel meer wordt thuisgewerkt. Hoe zorg je ervoor dat de tijd die je besteed aan je e-mails niet ten koste gaat van de tijd die je had willen gebruiken voor ander belangrijk en productief werk?
Hoe zou je het vinden om je mailbox en Outlook als productiviteitstool te gaan gebruiken? Niet langer achter de feiten aan lopen, maar overzicht hebben op al je werk en precies weten waar je prioriteiten liggen. Dat leer je in de training: Je Outlook mailbox de Baas.
