Met alle volle mailboxen tegenwoordig is het soms een hele uitdaging om aandacht te krijgen voor die ene belangrijke e-mail die jij naar je contactpersoon hebt gestuurd, laat staan om snel een antwoord op jouw e-mail te krijgen. Sommige mensen reageren met een sneltreinvaart, terwijl je van anderen heel laat of zelfs helemaal geen reactie krijgt.
Ligt dit alleen in de handen van de ontvanger? Nee, zeker niet! Je hebt zelf ook invloed op de reactietijd van jouw e-mails. Ga eens na bij jezelf; Wanneer reageer jij snel op een e-mail en wanneer helemaal niet? Reageer je bijvoorbeeld sneller op een korte e-mail met één concrete vraag of een lange e-mail met een hoop uitleg en 3 vragen ergens tussendoor?
Een beetje een open deur, want waarschijnlijk reageer je eerder op de korte e-mail omdat je daar even snel antwoord op kunt geven en dan is het maar afgehandeld. Dit ligt niet alleen aan de lengte van je e-mail, maar ook aan een aantal andere factoren.
Hoe stel je je e-mail zo op dat je er sneller een reactie op terug krijgt?
De volgende 7 tips helpen je om dit voor elkaar te krijgen.
1. Bekijk of e-mail het handigste communicatiekanaal is
Wanneer je echt snel een reactie op jouw e-mail nodig hebt, omdat iets spoed heeft of omdat je anders je deadline niet haalt, is het de vraag of e-mail wel het juiste communicatiemiddel is. Jouw e-mail belandt ongetwijfeld tussen een bulk van andere e-mails met o.a. nieuwsbrieven, notificaties, CC’s en andere onbelangrijke en belangrijke e-mails.
Zeker wanneer je echt snel antwoord nodig hebt, omdat je anders niet verder kan of er iets dreigt te escaleren geldt;
Bij spoedzaken is de beller sneller!
De brandweer ga je tenslotte ook niet mailen wanneer je wil dat zij snel een brand komen blussen toch?! 😉
2. Vermeld een reactiedeadline
Heb je echt vóór een specifieke datum een reactie nodig? Vermeld dit dan duidelijk in de e-mail.
Toen ik heel wat jaren geleden nog werkte als management assistent mailde ik bijvoorbeeld regelmatig het volgende mailtje naar het management om de nodige vergaderstukken op tijd te kunnen versturen.
Beste collega’s,
Graag ontvang ik uiterlijk (datum) om 12.00 uur de vergaderpunten en de daarbij behorende stukken voor het MT overleg van maandag.
Met vriendelijke groet,
Vivianne Kroone
Houd speling in de deadline
Omdat ik uit ervaring wist dat de meeste managers of teamleiders waarschijnlijk pas aan het eind van de dag er aan zouden denken om hun stukken toe te sturen, hield ik bij het communiceren van de deadline al rekening met enige speelruimte. Dat wist het management natuurlijk niet! Zo kon ik als dat nodig was nog een herinnering sturen die middag en toch aan het eind van de dag of de volgende ochtend de stukken in één keer compleet versturen.
Houd dus rekening met enige speelruimte wanneer je een deadline communiceert. Je wil het liever een paar uur of een dag eerder ontvangen, zodat je de ‘echte deadline’ gewoon kunt halen zonder dat je er over hoeft te stressen.
3. Geef je e-mail een goed onderwerp
Nietszeggende onderwerpregels, het is één van de meeste genoemde frustraties die ik vaak hoor tijdens trainingen. Toch gebeurt het heel veel, maar hoe kan jij nu met een slechte onderwerpregel snel goed inschatten of de mail belangrijk is of niet?
Door jouw e-mail een goed en duidelijk onderwerp te geven ziet de ontvanger meteen waar jouw e-mail over gaat en kan daardoor beter inschatten hoe belangrijk het is om snel een reactie terug te sturen. Een goede onderwerpregel kan een snelle reactie dus bespoedigen.
Een paar tips voor je op een rij om tot een goed onderwerp voor jouw e-mail te komen.
- Schrijf eerst je e-mail en bekijk daarna pas wat een passend onderwerp bij deze mail is.
- Houd het onderwerp kort en krachtig en doeltreffend.
- Denk iets langer na dan je normaal gesproken deed om tot een goed onderwerp te komen, dit betaalt zich toch weer terug in de reactiesnelheid op je e-mail.
- Vraag jezelf bij het bedenken van het onderwerp af of de ontvanger ook begrijpt wat je hiermee bedoeld.
- In plaats van een kort onderwerp kan je ook de hoofdvraag van jouw e-mail in het onderwerp zetten.
- Verandering begint bij jezelf; gebruik eerst zelf onderwerpregel goed, zodat je anderen er ook op kunt attenderen als je merkt dat zij regelmatig onlogische onderwerpen in e-mails gebruiken.
- Verander de onderwerpregel van de e-mail als de conversatie tussen jou en de ander na meerdere mailwisselingen een andere onderwerp heeft gekregen.
4. Houd je e-mail kort maar krachtig
“Sorry dat het zo’n lange mail geworden is, ik had geen tijd om een korte mail te sturen…”
Het is vaak een stuk makkelijker om lange mails te sturen dan een korte beknopte en krachtige e-mail, want daarvoor moet je vaak wat langer nadenken over wat je nu precies wil zeggen en wat je wel en niet in zet. Maar ga eens voor jezelf na, op wat voor soort e-mails reageer jij sneller; op hele lap tekst met meerdere vragen of op een korte mail waarbij je in één oogopslag kunt zien wat er van je gevraagd wordt?
Korte e-mails worden sneller beantwoordt. Gebruik e-mail dus vooral voor korte berichten met één of twee concrete vragen.
Als je merkt dat een e-mail toch best lang wordt omdat er afstemming nodig is over meerdere dingen, dan is de kans groot dat het efficiënter is om je e-mail op te knippen in een losse korte e-mails per onderwerp of om het even telefonische of face to face af te stemmen.
5. Maak je e-mail overzichtelijker met opmaak
Door opmaak te gebruiken maak je je e-mail overzichtelijker en verhoog je de leesbaarheid. Gebruik bijvoorbeeld opsommingstekens, markeer de kernonderwerpen per zin of per vraag dikgedrukt en tag mensen aan wie je de vraag is gericht (zie tip 6). Zo kan de ontvanger je e-mail makkelijk even snel lezen om te zien wat er precies gevraagd wordt.
6. Maak duidelijk aan wie je de vraag stelt
Stuur je een e-mail naar meerdere personen en stel je een bepaalde vraag aan een specifieke geadresseerde, tag diegene dan in de e-mail door een @ te gebruiken en de betreffende naam erachter te zetten.
Doe je dit in Outlook met iemand uit je adressenboek, dan geeft Outlook je direct suggesties en voegt diegene ook gelijk toe aan het ‘Aan-veld’ zoals in de afbeelding hieronder. Zo ziet de ontvanger meteen dat er iets van hem of haar gevraagd wordt.
Dit werkt ook in sommige andere mailprogramma’s zoals bijvoorbeeld Gmail. Werkt het niet bij jouw e-mail, dan kun je altijd met opmaak duidelijk maken dat je een vraag richt aan één specifieke geadresseerde, bijvoorbeeld @Kees, kun jij deze… etc.
7. Verplaats je in de ontvanger
Verplaats je bij het maken van de e-mail vooral in de ontvanger. Bekijk jouw e-mail vanuit de ogen van de ontvanger en vraag je af of dit een e-mail is waar diegene snel op zou kunnen reageren of juist niet. Grote kans dat jouw inschatting klopt en dat je hierdoor nog beter e-mails kunt maken waar snel op wordt gereageerd.
Wat niet te doen om sneller een reactie te krijgen
Er zijn een aantal dingen die je misschien wel eens voorbij hebt zien komen van collega’s, die je zeker niet moet doen als je sneller een reactie op je e-mail wil ontvangen:
- Mailen met hoofdletters: dit komt agressief over op de ontvanger waardoor diegene waarschijnlijk eerder geneigd is om te denken ‘doe eens normaal joh’ dan dat hij/zij jou snel een reactie stuurt.
- Prioriteitstekens gebruiken: in sommige e-mailprogramma’s zoals bijvoorbeeld Outlook heb je de optie om hoge prioriteit toe te kennen aan e-mails die je verstuurd. De ontvanger krijgt dan in zijn mailbox een uitroepteken vooraan de mail te zien waarmee duidelijk wordt dat jij vindt dat deze e-mail prioriteit heeft. Daar heb je meteen het probleem te pakken; wat prioriteit is voor jou, is niet altijd prioriteit voor de ander. Vaak wekt het gebruik van dit soort signalen of tekens irritatie op bij de ontvanger wat een snelle reactie en ook de relatie met je contactpersoon niet ten goede komt. Gebruik dit dus alleen wanneer je hierover afspraken hebt gemaakt met de ontvanger.
- Spoed!!!! in het onderwerp vermelden of zoiets dergelijks. Ook dit wekt eerder irritatie op bij de ontvanger dan dat het een reactie bespoedigd.
Je kunt deze dingen natuurlijk uitproberen, maar bedenk je dan dat er een aannemelijke kans is dat de snelle reactie die je krijgt er inhoudelijk niet beter op wordt 😉
Wil je weten hoe je handig kunt omgaan met E-mail & Spoedzaken? In dit artikel lees je de Do’s & Don’ts over spoedmails.
Tot slot
Een e-mail versturen waar je snel reactie op krijgt, kost soms iets meer werk in de voorbereiding maar werpt wel zijn vruchten af in de reactietijd zodat jij sneller weer verder kan met het antwoord. Zoals het gezegd luidt: “Een goede voorbereiding is tenslotte het halve werk.”
