Overtuigen met je e-mails? Gebruik deze woorden voor meer resultaat

Overtuigen met je e-mails, hoe doe je dat. Je hebt iets van iemand nodig en je stuurt een e-mail. Hoe krijg je het dan voor elkaar dat diegene doet wat jij graag wilt zien? E-mails worden door de meeste mensen oppervlakkig gelezen. Een ellenlang verhaal gaat niet werken. Houd het kort en krachtig en gebruik vooral de juiste woorden.

Met een aantal simpele technieken krijg je veel gedaan. In deze blog leer je welke woorden en technieken je kunt inzetten om te overtuigen met je e-mails.

Overtuigen met ‘omdat’

Ellen Langer, hoogleraar psychologie aan de Harvard Universiteit, ontdekte met haar onderzoek dat je simpelweg door het woord ‘omdat’ te gebruiken, je de kans dat je iets gedaan krijgt verdubbelt. Staat er een verzoek in jouw e-mail? Geef daar jouw reden bij aan, omdat dat je mail meteen een stuk overtuigender maakt. Zie je hoe dit werkt? ;-)

‘Want’ is ook zo’n toverwoord. Deze twee voegwoorden hebben bijna een magische kracht. Na deze woorden gaan mensen er vanuit dat er een goede reden komt waarom jij dit wilt. Zelfs al is de reden die volgt niet overtuigend, toch zijn mensen eerder geneigd om in te gaan op je verzoek.

Het experiment aan Harvard werd gedaan met mensen die moesten voordringen in de rij bij de printer. In het experiment werden de volgende zinnen gebruikt:

1. ‘Sorry, ik moet nog vijf pagina’s printen. Mag ik de printer eerst gebruiken?’
2. ‘Sorry, ik moet nog vijf pagina’s printen. Mag ik de printer eerst gebruiken, want ik heb haast.
3. ‘Sorry, ik moet nog vijf pagina’s printen. Mag ik de printer eerst gebruiken, want ik moet kopiëren.’

Met de eerste zin mochten ze in 60% van de gevallen voor. Bij zin twee en drie gaven ruim 90% van de proefpersonen toestemming om voor te gaan, en dat terwijl de reden alles behalve overtuigend is. Let er wel op dat dit vooral werkt bij een klein en onschuldig verzoek. Anders zul je met betere argumenten moeten komen.

Snel antwoord? Voeg een ‘deadline’ toe

Het woord deadline geeft een onmiddellijk gevoel van urgentie. Het zet de ontvanger aan tot actie, want de meeste mensen vinden het vervelend om een deadline te missen. Wil je op tijd een reactie terug op je e-mail? Vermeld dan bijvoorbeeld het woord deadline en/of een datum waarop je uiterlijk een reactie terug wilt ontvangen. In e-mails wordt over het algemeen weinig gebruikgemaakt van deadlines, daarom zal jouw e-mail eruit springen. Grote kans dat je direct of nog dezelfde dag antwoord krijgt, zodra de e-mail gelezen is.

Jouw e-mail moet concurreren met tientallen, zo niet honderden, andere e-mails in de inbox van de ontvanger. Zolang jij jouw mail geen urgentie meegeeft, ben je overgeleverd aan de goedheid van de ontvanger. Een deadline toevoegen aan je e-mail geeft de ontvanger geen optie om te wachten met het beantwoorden van je bericht.

Zodra diegene jouw mail heeft gelezen, weten ze dat er een deadline boven hun hoofd hangt. Je kunt de deadline gebruiken in de titel, in het bericht zelf of als PS. toevoegen onderaan je bericht.  Wees zo specifiek mogelijk, dus niet ‘zo snel mogelijk’, maar het liefst met tijd en datum. Gebruik deze techniek natuurlijk wel altijd op een vriendelijke manier. Je klant of collega irriteren met jouw e-mail, zal waarschijnlijk een averechts effect hebt.

Je kan een deadline bijvoorbeeld zo toepassen:

“Graag ontvang ik jouw reactie voor dinsdagochtend 10 uur. Daarna kan ik jouw bijdrage helaas niet meer toevoegen aan het rapport.”

“We kunnen deze vergaderlocatie maximaal 10 dagen voor jullie in optie zetten. We horen graag uiterlijk [… datum] of jullie de ruimte willen boeken. Indien wij niets horen, zal de ruimte na deze datum weer beschikbaar worden gesteld. Als er nog vragen zijn in de tussentijd, dan kan je ons via onderstaand telefoonnummer bereiken.”

Maak het ze makkelijk, gebruik het woord ‘eenvoudig’

Iedereen houdt van makkelijk. Kijk maar naar jezelf. Welke e-mails werk je zelf als eerste weg? De makkelijkste, die je snel kunt doen toch? Schrijf daarom je e-mails zo eenvoudig en duidelijk mogelijk. Het woord ‘eenvoudig’ toevoegen benadrukt nog eens extra dat het voor de lezer zo gepiept is om jouw mail af te handelen.

Zorg er wel voor dat je vraag echt eenvoudig is. Zeg je dat het eenvoudig is, terwijl het een lange complexe mail is, die de ontvanger echt goed moet lezen voordat diegene begrijpt wat er gevraagd wordt, dan zal de ontvanger jou de volgende keer niet meer vertrouwen als je zegt dat iets eenvoudig is.

De vraag moet dus simpel zijn. Het antwoord daarentegen hoeft niet per se eenvoudig te zijn. Als jouw vraag eenvoudig overkomt, is dat voldoende om de lezer te laten denken dat het eenvoudig is en zal er sneller een reactie komen. Eenvoudig is een woord dat zorgt voor emoties, zoals opluchting, kalmte en vrede. In de gehaaste en soms gecompliceerde situatie waarin veel mensen zitten, is eenvoudig een verademing. Bied jij een eenvoudige oplossing, dan zullen ze die graag aannemen en voor je in actie komen.

Overtuigen om antwoord te gaan geven

Er blijven regelmatig onbeantwoorde e-mails in de inbox achter. Hoe zorg je ervoor dat jij wel antwoord krijgt, en het liefst zo snel mogelijk? De magische woorden ‘Alvast bedankt’ of ‘Bij voorbaat dank’ blijken de manier te zijn om een antwoord los te krijgen. Sterker nog, je hebt tot wel 70% meer kans op een snel antwoord als je deze woorden aan je e-mail toevoegt.

Alvast bedankt is meer dan een beleefdheid. Je geeft de lezer onbewust het gevoel dat ze wel in moeten gaan op je verzoek, je hebt ze er tenslotte al voor bedankt. Ditzelfde effect bereik je bijvoorbeeld door al heel enthousiast te zijn over een samenwerking, waarvan het contract nog moet worden getekend.

Laat je lezer zichzelf herkennen in je e-mail

Welke e-mails krijgen bij jou voorrang, die van die ene leuke collega of van vreemden? Grote kans dat je de e-mail van die leuke collega voorrang geeft. Je hebt er plezier in om deze te beantwoorden.

In een gesprek met iemand die jij een leuk persoon vindt, neem je vaak onbewust dezelfde lichaamshouding over en ga je dezelfde woorden gebruiken. Is iemand in veel dingen net als jij, dan hebben jullie snel een ‘klik’ met elkaar. Ons brein doet dit volledig automatisch, het is iets waar je niet over na hoeft te denken. Dit wordt vaak spiegelen genoemd. Persoonlijk noem ik het liever ‘matchen’. Je zorgt ermee dat jullie een goede match zijn of worden.

In een gesprek is dit dus heel normaal, dit kun je ook toepassen in je e-mails. Uit wetenschappelijk onderzoek is namelijk gebleken dat matchen gewaardeerd wordt. De lezer van je e-mail voelt zich begrepen, gesteund en gewaardeerd wanneer jij je zo inleeft in zijn of haar situatie. Natuurlijk is het de bedoeling dat dit op een natuurlijke en subtiele manier gebeurt, anders bereik je het tegenovergestelde.

Tegenwoordig worden smileys ook steeds vaker gebruikt in e-mails. Of het nu handig is om dit ook terug te sturen of niet, lees je in het artikel: Smileys in e-mail gebruiken; ja of nee?

Overtuigingstechnieken in e-mails

Ga altijd subtiel om met overtuigingstechnieken in je e-mails. Leg je het er te dik bovenop, dan bereik je juiste het tegenovergestelde en jaag je de mensen in het harnas. Er zijn allerlei manieren om je lezers te overtuigen in te gaan op je verzoek of jouw e-mail sneller te beantwoorden dan alle andere wachtende.

Hier nog een aantal overtuigingstechnieken die je toe kunt passen in je e-mails:

• Schrijf je e-mails altijd kort en direct, weinig mensen hebben nog tijd om lange e-mails te lezen.
• Geef je lezer een goed gevoel. Vraag je iets van je lezer? Geef aan waarom je dit van hem of haar vraagt. “Dit is echt iets voor jou” of “Jij bent de eerste waaraan ik dacht”. Complimentjes tussen de regels door helpen echt.
• Geef altijd de vrije keus. 3 reminders sturen, iemand dwingen, smeken of pushen komt heel onaangenaam over. Grote kans dat je nee te horen krijgt, je e-mail helemaal niet beantwoord wordt of regelrecht in de prullenbak terecht komt.
• Maak je e-mail persoonlijk. Een foto toevoegen in je handtekening zorgt voor herkenning en kan ervoor zorgen dat je sneller een positieve reactie krijgt.

Wil je meer tips om snel antwoord te krijgen op je e-mails? Lees dan de blog: 7 tips om sneller antwoord op je e-mail te krijgen.