arrow_drop_up arrow_drop_down
6 maart 2020 
in E-mail

Update: Nieuwe zoekfunctie Outlook in aantocht

Outlook Zoeken verandert. Microsoft komt namelijk met een update van de Zoekfunctie in Outlook en voor andere Microsoft systemen. In dit artikel laat ik je zien wat er verandert in de Outlook Zoekfunctie, hoe je de nieuwe zoekfunctie nu al tot je beschikking kunt krijgen en hoe je hem handig gebruikt in je dagelijkse werk.

De zoekfunctie van Outlook, de een ergert zich er kapot aan, de ander kan er prima mee overweg. Ik krijg er tijdens trainingen in ieder geval altijd veel commentaar over te horen en ook vele vragen over.

Gisteren belde mijn man Ferdy mij op met de vraag: Hoe kom je ook al weer in Outlook bij de zoekfunctie? Zijn zoekbalk was namelijk wel te vinden, maar bij zijn collega stond deze niet op de welbekende vertrouwde plek.

Ctrl + E was mijn antwoord, de sneltoets voor Zoeken. En ik zei: “Waarschijnlijk heeft je collega de nieuwe zoekfunctie al, omdat hij het vinkje aan heeft staan bij ‘Binnenkort beschikbaar’. Klopt dat?”

Dat klopte! Zijn zoekbalk stond op de nieuwe plek helemaal bovenin de blauwe balk, zoals in de afbeelding hieronder:

Even een paar veel gestelde vragen over de nieuwe zoekfunctie hieronder op een rij:

Hoe kun je de nieuwe zoekfunctie activeren?

Heb je Office 365 en zie je rechtsboven in beeld de optie ‘Binnenkort beschikbaar‘ staan? Dan kun je deze activeren door op het schuifje ernaast te klikken, zoals in de afbeelding hieronder. Zie je dit niet, dan heb je de nieuwe zoekfunctie niet tot je beschikking. Deze volgt wellicht wanneer jouw Outlook versie wordt geüpdatet.

Wat is het verschil tussen de oude en nieuwe zoekfunctie?

Er zijn een aantal verschillen te merken zodra je de nieuwe zoekfunctie in Outlook hebt geactiveerd. Om de verschillen duidelijk in beeld te brengen heb ik beide zoekfuncties even voor je naast elkaar in beeld gebracht.

Een aantal verschillen zullen je meteen opvallen:

  1. De locatie van de zoekbalk
  2. De zoekfunctie voor berichten en de zoekbalk voor functies (ja, die bestaat, het heette ‘Vertel wat u wil doen-functie’) zijn samengevoegd tot één zoekfunctie
  3. De sneltoets voor zoeken is nu naast Ctrl + E ook Alt + Q (geheugensteuntje: Q van Question)
  4. Ook de helpfunctie en contacten kunnen nu worden gevonden in de nieuwe zoekbalk.

Hoe werkt de Zoekfunctie nu?

Waar je voorheen allerlei verschillende zoekfuncties moest inschakelen voor aparte onderdelen in Outlook, is dat nu allemaal via één zoekbalk te bereiken. Een hele verbetering als je het mij vraagt.

Iets zoeken in Outlook gaat als volgt:

  1. Klik in de zoekbalk of gebruik de sneltoets Ctrl + E of Alt + Q
  2. Typ een zoekwoord in; dit kan zijn een onderwerp van een mail, een naam van een contact of een bepaalde functie in Outlook
  3. Je krijgt nu de volgende Zoeksuggesties van Outlook te zien:

A. Aanbevolen zoekopdrachten: Outlook stelt hier zoeksuggesties voor van onderwerpen die Outlook in het postvak vindt die te maken hebben met jouw zoekwoord.

B. Contactpersonen: Outlook stelt hier contactpersonen voor die te maken hebben met jouw zoekwoord.

C. Functies: Outlook stelt hier functies voor waar jij naar op zoek kunt zijn n.a.v. jouw zoekwoord.

D. Hulp krijgen bij: Outlook stelt hier voor om de Helpfunctie te starten m.b.t. jouw zoekwoord.

4. Klik op één van deze Zoeksuggesties of houd het bij het zoekwoord wat je reeds hebt ingevuld en druk op Enter.

5. Je krijgt meteen zoekresultaten in je beeldscherm te zien. Zijn er heel veel resultaten, dan kun je deze specifieker maken met Zoekfilters.

Zoekfilters: de beste verbetering in de nieuwe zoekfunctie

De verbetering waar ik persoonlijk het meest blij mee ben, is de directe bereikbaarheid van de Zoekfilters. Nadat je je zoekwoord hebt ingetypt, krijg je door te klikken op Huidige Postvak (5) de zoekfilters te zien.

Alhoewel het per persoon zal verschillen welke zoekfilters je het meest gebruikt zijn de volgende sowieso handig om aan te zetten: Zoeken in, Van, Hoofdtekst, Onderwerp, Bijlagen, Ontvangen, Verzonden.

Bij ‘Meer opties toevoegen’ (6) kan je instellen welke filters je wil zien zodra je op ‘Huidige postvak’ klikt om de filters in te vullen.

Inmiddels werk ik een paar weken met de nieuwe Zoekfunctie. Hoewel ik in het begin erg moest wennen aan de plek van de zoekbalk (Lang leven de sneltoets Ctrl + E), vind ik de nieuwe zoekfunctie al een hele verbetering ten opzichte van wat het was. Ik ben er blij mee!

Veel tijd kwijt aan e-mails zoeken en terug vinden? Verbeter je zoekskills! 🔍

Het doel van Microsoft is dat je met de nieuwe zoekfunctie eenvoudiger en sneller je e-mails en andere relevante informatie kunt terugvinden. Productiviteit is de kern van Outlook, zegt Microsoft, maar dan is het wel handig om te weten hoe je tot productiviteit komt i.p.v. dat je mailbox een blok aan je been is waarin je e-mails die je nodig hebt niet goed terug kan vinden.

Leer de zoekfunctie dus goed gebruiken. In deze video neem ik je stap voor stap door de zoekfunctie heen. Het is deels nog de vorige versie van de zoekfunctie, maar de werking van de zoekfunctie is naast bovenstaande verder niet veranderd, dus met de tips uit deze video kun je, of je nu de oude of nieuwe zoekfunctie hebt, je zoekskills verbeteren en de zoekfunctie beter leren en gebruiken.

De officiële berichtgeving van Microsoft over de nieuwe zoekfunctie vind je op de website van Microsoft (op deze link) en via de Microsoft Techcommunity (hier).

Heb je vragen over de zoekfunctie of over Outlook, laat het weten in een reactie onder dit artikel of stuur mij een bericht op vivianne@mailboxmaster.nl.

Vivianne Kroone 

Over de schrijver
Vivianne Kroone staat bekend als de meest praktische hulp op het gebied van mailboxen in Nederland. Vivianne werkte zelf bijna 10 jaar als persoonlijke assistent toen ze besefte dat ze 50% van de tijd collega’s aan het trainen was in hoe ze hun mailbox beter konden gebruiken. Daarom doet ze dit nu fulltime van uit haar eigen bedrijf. Haar klanten zijn onder anderen het WNF, de Belastingdienst en Sodexo Services Nederland.
Reactie plaatsen

Ben je geïnspireerd geraakt en wil je ook training doen?