Doe dit met je mailbox vóórdat je op vakantie gaat: 5 tips + bonustip
Vakantie! Eindelijk lekker ontspannen, maar eerst nog ‘even’ die volle mailbox wegwerken. Morgen begint je vakantie, daar wil je volop van gaan genieten. Je worstelt je door je mailbox, tussendoor komen er steeds weer nieuwe e-mails bij. Zo kom je er natuurlijk niet doorheen. Uiteindelijk vertrek je uitgeput en gestrest naar je vakantieadres. Die laatste mailtjes beantwoord je nog wel even onderweg in de auto.
Herkenbaar? Hier wordt natuurlijk niemand vrolijk van, dus laten we dat dit jaar eens anders gaan aanpakken!
In deze blog geef ik je vijf tips die je zeker moet doen met je mailbox voordat je op vakantie gaat. Pas je alle tips toe, dan vertrek je dit jaar een stuk relaxter en kan je pas echt genieten van je welverdiende rust en helemaal opgeladen terugkomen van je vakantie.
“Maak je mailbox vakantieproof en geniet van je vakantie!”
Lees de 5 tips in deze blog en pas ze direct toe. Kijk je liever video? Dat kan ook:
Tip 1: Gebruik de afwezigheidsassistent slim
Tip 1 lijkt een inkoppertje, natuurlijk gebruik je de afwezigheidsassistent als je op vakantie gaat. De vraag is alleen, wanneer zet je hem aan? Doe je dit op het laatste moment, dan voel je de verantwoordelijkheid om tot het laatste moment je binnenkomende e-mails te blijven beantwoorden.
Mijn tip: zet de afwezigheidsassistent eerder aan. Dit kan bijvoorbeeld in de ochtend zijn op de dag dat je vertrekt, of zelfs een dag eerder nog, net wat voor jou het beste werkt.
Door je afwezigheidsassistent eerder in te schakelen begrijpen anderen dat de kans klein is dat zij nog een reactie van jou terug krijgen voor je op vakantie gaat. Hebben ze je dringend nodig, dan kunnen ze je nog even bellen of alvast jouw vervangende collega contacten. Dit haalt voor jou meteen de druk van de ketel, dat je nog last minute op iedere mail moet reageren.
Werk je met Outlook en zit je je af te vragen: “Waar zet ik de afwezigheidsmelding ook al weer aan?” Check dan even de video hieronder:
Tip 2: Een opgeruimde mailbox is een opgeruimd hoofd
Niets fijner dan met een leeg hoofd en een gerust hart op vakantie gaan. Geen losse eindjes meer, geen onafgeronde taken en geen bergen e-mails meer in je inbox. Heb jij voor je vakantie nog honderden, of erger nog duizenden e-mails in je inbox staan, dan heb je geen overzicht. Hoe weet je nu wat er allemaal precies nog moet gebeuren voor je weg gaat?
Overzicht bereik je door vóór je vakantie je mailbox op te ruimen. Weggaan met een lege inbox is heerlijk. Je weet dat alles wat openstond is afgehandeld, kan wachten tot na je vakantie of in de tussentijd door je collega wordt opgepakt, omdat jij het netjes hebt overgedragen.
“Als je nog nooit eerder een lege mailbox hebt gehad voordat je op vakantie ging, weet je nog niet hoeveel rust het je geeft op het moment dat je dat wel hebt. Ik gun je die rust.”
Een opgeruimde mailbox is ook alvast een fijne voorbereiding voor als je terugkomt van vakantie. Alle mailtjes die er na je vakantie in staan zijn nieuw. Dat biedt veel meer overzicht dan dat er nog honderden oude mailtjes in je inbox stonden, en het maakt het makkelijker om je mailbox opgeruimd te houden.
Tip 3: Taken overdragen biedt rust
Elke dag komen er belangrijke mails binnen in je inbox. Het liefst zou je deze allemaal nog wegwerken voor je vakantie, maar als je heel realistisch bent is dit niet mogelijk. Door te veel taken op je eigen takenlijst te zetten ben je niet aan het afronden voor je vakantie, maar juist meer onrust in je hoofd en meer werkdruk voor jezelf aan het creëren.
Heb je belangrijke taken binnengekregen die niet kunnen wachten tot na je vakantie? Draag ze over aan je collega of aan iemand die jou vervangt in deze periode. Een lange waslijst met taken zorgt voor onnodig veel stress, terwijl jij nu eigenlijk voorpret zou kunnen hebben voor je vakantie.
Werk je met Outlook en wil je weten hoe je gemakkelijk e-mails kan overdragen aan een collega? In deze video leer je 3 handige manieren:
Tip 4: Neem je mailbox niet mee op vakantie
Door alle handige technologische snufjes is het tegenwoordig heel makkelijk geworden om op vakantie door te werken. Je krijgt tenslotte je mail gewoon binnen op je telefoon. Kleine moeite om even te antwoorden. Voor je het weet ben je in je hoofd de hele dag met je werk bezig, in plaats van lekker te ontspannen en te genieten van me-time of tijd met je gezin of vrienden.
Tip 4 is dan ook een belangrijke om echt te kunnen ontspannen en los te komen van je werk. Je hebt je afwezigheidsassistent aangezet en belangrijke taken zijn overgedragen. De rest kan prima wachten tot jij weer terug bent. Alsnog e-mails binnen zien komen op je telefoon geeft veel onrust. Je denkt het los te kunnen laten, maar onbewust ben je er toch mee bezig. Zet daarom de mailbox op je telefoon uit. Het enige wat je hoeft te doen is een vinkje omzetten, zodat de mailbox op je telefoon niet meer automatisch synchroniseert en e-mails binnenhaalt. Dan kun je ook niet meer stiekem even spieken in je mail app. #langlevenzelfbescherming
Tip 5: Inplannen voorkomt gestrest op vakantie gaan
De vier bovenstaande tips helpen je echt te kunnen genieten van je vakantie en los te komen van je werk, als je ze tenminste toepast. En daar gaat het nog weleens mis. Richting je vakantie wordt je takenlijst alleen maar langer. Grote kans dat het toepassen van de tips erbij in schiet. Blok daarom ruim van tevoren tijd om deze stappen te zetten. Er komen altijd nog onverwachte dingen op je pad, houd daar rekening mee.
Zo voorkom je dat je jezelf compleet voorbij rent vlak voor je vakantie, waardoor je de eerste dagen op je vakantieadres eerst moet ontstressen en onthaasten voor je echt kunt gaan genieten. Dat is natuurlijk zonde van je vakantie!
Bonustip: Houd dat vakantiegevoel langer vast
Ken je dat? De eerste dag na je vakantie voelt het alsof je nooit weg bent geweest. Je wordt meteen weer meegezogen in de ratrace. Wat zou het fijn zijn om dat vakantiegevoel nog wat langer vast te houden.
Wanneer je na je vakantie weer aan het werk gaat, weet je al zo goed als zeker ‘er staat een volle mailbox voor je klaar’. Moet je op de eerste werkdag na je vakantie meteen van de ene afspraak naar de andere afspraak, dan schiet de stress er meteen weer in. Zorg er daarom voor dat je die eerste dag tijd vrij houdt om alle binnengekomen e-mails weg te werken. Zo maak je een frisse start, ben je weer volledig op de hoogte, heb je weer overzicht en kun je je nieuwe energie dit keer een stuk langer vasthouden.
Altijd controle over je mailbox?
Wil je ook na je vakantie controle behouden over je mailbox? Veel professionals zijn vele uren per dag kwijt aan het beantwoorden van hun mails. Dat kan veel efficiënter. Laat je niet langer afleiden door je mailbox en bespaar jezelf tijd en frustraties. Wil je eindelijk de dingen gedaan krijgen die je gepland had om te doen? Volg dan de online cursus ‘Je Outlook mailbox de Baas’.