Smileys in e-mail gebruiken; ja of nee?

Zakelijke communicatie verandert. Vroeger zou niemand bedenken om een 😃👍🎉 toe te voegen aan een e-mail. Maar sinds de opkomst van chatfuncties als Whatsapp en nu ook MS Teams Chat is de communicatie van e-mail ook informeler geworden.

Gebruik jij smileys in je e-mails? Wanneer je in gesprek bent, breng je onbewust heel veel emoties over naar je gesprekspartner. Zo’n 80% van wat je zegt, komt niet uit je mond, maar zit in je houding en in je intonatie oftewel in je non-verbale communicatie. Dit is precies waarom het zo moeilijk kan zijn om je boodschap per e-mail goed over te brengen. Met e-mail breng je tenslotte alleen een platte tekst over.

Daarom gebeurt het nog weleens dat je collega (of erger nog, je klant) jouw e-mail heel anders leest dan jij hem eigenlijk bedoeld had. Zo kan die goedbedoelde grap ineens voor een vervelende miscommunicatie zorgen. Dat is natuurlijk jammer. Het gebruiken van emoticons kan hierin een groot verschil maken, als je het tenminste op een goede manier gebruikt.

Wanneer wel en geen smileys gebruiken in je e-mails?

Als iemand jouw een berichtje stuurt via Whatsapp of in MS Teams chat, dan vind je het waarschijnlijk heel normaal als diegene een smiley meestuurt. Bij een e-mail ligt dat anders. Deze vorm van communicatie wordt vaak als zakelijker en formeler gezien.

Daarom zijn de meningen nogal verdeeld over het gebruiken van smileys in e-mails. Sommige vinden het bloedirritant dat emoticons te pas en te onpas worden gebruikt, anderen gewoonweg onprofessioneel en weer een ander gooit z’n hele e-mail er vol mee, want gezellig toch! 😉

Wil je smileys gebruiken in je e-mail, houd dan rekening met de volgende punten:

• Aan wie stuur je de e-mail? Aan een collega, een klant, een leverancier, je beste vriend? Houd de ontvanger in gedachte, zeker wanneer je informele smileys van plan bent te gaan gebruiken in je e-mail. Kan de ontvanger dit waarderen of kun je deze mail beter wat zakelijker houden?
• Heb jij in jouw werk speciale regels voor het e-mailen naar klanten? Houd hier dan rekening mee. Gebruik geen smileys als dat niet wordt gewaardeerd, zeker niet bij een nieuwe klant.
• Wat wil je uitstralen en bereiken met jouw mail?
• Wat voor relatie heb je met de ontvanger; een formele of informele relatie?
• Welke communicatiestijl heeft de ontvanger?

Gebruik dezelfde communicatiestijl als de ander. Hiermee weet je zo goed als zeker dat je goed zit met het wel of niet gebruiken van emoticons. Een aantal voorbeelden en tips op een rij:

• Mail jij iemand voor het eerst en ken jij de communicatiestijl van de ontvanger nog niet? Houd het dan netjes en gebruik geen smileys.
• Schrijf je een e-mail terug aan iemand die zelf heel formeel communiceert, dan is :) eigenlijk al te veel. Communiceer dan op dezelfde formele manier terug.
• Wil je van een formele relatie liever naar een meer informele relatie groeien, maak je e-mailberichten dan stap voor stap informeler, eerst met woordgebruik en later pas met een smiley. :)
• Mail je een directe collega waar je vaak mee samenwerkt, dan is het gebruik van smiley’s eerder oke om te doen. Zeker als je elkaar wat beter kent en de werksfeer informeel is.
• Stuurt iemand jou een e-mail vol met smileys, dan kan je het beste ook terug communiceren met dezelfde type smileys. Let op: het kan zelfs rapport (jullie connectie) verbreken als je dit niet doet. Iemand stuurt jou een heel gezellige mail en jij stuurt alleen platte tekst terug. ‘Lekker gezellig’, zal die ander dan denken.
• Maak een onderscheid in het gebruiken van informele en formele smileys.

Of je smileys in je e-mails kunt gebruiken is dus een kwestie van aanvoelen en goed observeren welke communicatiestijl de ander gebruikt en hoe jullie relatie is. Je kunt in je boodschap met smileys het juiste gevoel meegeven, waardoor je bericht duidelijker wordt. Maar doe je dit op het verkeerde moment naar de verkeerde persoon, dan komt je bericht juist minder sterk over en wordt het als onprofessioneel gezien.

2 type smileys; de formele en de informele smiley

Smileys kun je op verschillende manieren toepassen in je e-mails. Je kunt de informele of meer formele manier gebruiken, afhankelijk van aan wie je jouw e-mail gaat sturen en wat je met je mail wil bereiken.

De informele manier ziet er bijvoorbeeld zo uit: 😃. Misschien dat jouw mailprogramma de smiley zelfs een gezellig kleurtje geeft.

De meer formele manier van smileys toepassen is deze:   :). Je brengt hiermee nog steeds de emotie over, maar op een wat minder opvallende manier.

Het duimpje 👍 valt een beetje tussen beide in. Kies daarbij zelf of deze past in jouw e-mail of niet.

Hoe maak je formele en informele smileys in e-mail?

In deze video laat ik je zien hoe het werkt. Als voorbeeld gebruik ik hierin Outlook op Windows, maar dit kan je ook gebruiken bij Gmail, Outlook webmail of andere mailprogramma’s.

Maakt Outlook er bij jou meteen een gezellige smiley van, maar wil je liever een meer ingetogen emotie meesturen? Type dan Ctrl + Z en je ziet de smiley meteen terug veranderen naar de meer formele vorm.

“Meer formele smiley in jouw mail? Gebruik :) + spatie en dan de sneltoets Ctrl + Z”

Uiteraard is dit niet de enige emotie die mee kunt sturen in je e-mails. Er zijn nog veel meer emoticons waar je uit kunt kiezen. Gebruik in je e-mail de Windows-toets tegelijkertijd met de ; toets en er verschijnt een pop-up scherm met emoticons.
Zoals je waarschijnlijk gewend bent van allerlei apps verschijnen ook hier de meest gebruikte emoticons in het scherm. Met het vergrootglas zoek je eenvoudig de gewenste emoticon op, zoals bijvoorbeeld de bekende en veelgebruikte duim omhoog. 👍

“Alle emoticons bekijken en kiezen? Gebruik de sneltoets Windows + ; ”

"Werk je met Apple, dan kan je de sneltoets Ctrl + Cmd + spatie gebruiken."

Wil je je e-mail nog vrolijker maken, bijvoorbeeld bij een uitnodiging voor een verjaardagspartij of een jublieumfeestje? Dan is het leuk om hier nog wat meer aandacht aan te besteden. Ook hiervoor zijn er allerlei opties verstopt in je Outlook programma.

Hoe je deze opties precies toepast? Dat zie je in deze video:

 Ga jij smileys gebruiken in je e-mails?

Zelf zal ik niet zo snel beginnen met informele smileys sturen. Ik gebruik hooguit alleen :) of 👍. Maar als een klant dat wel doet naar mij, dan kan het prima zo zijn dat ik het ook ga doen. Zoals je ook in het echt elkaars taal wat meer gaat spreken.

De keus of je smileys gaat toevoegen aan je e-mails is helemaal afhankelijk van de persoon waar je naar mailt. Stuur elke e-mail met de ontvanger in gedachten. Kan de ontvanger een smiley waarderen, of kun je hem beter weglaten?

Zorg er hoe dan ook altijd voor dat je communicatie helder is. Heb je echt emoticons nodig om je boodschap goed over te laten komen? Dan kan deze vast anders geformuleerd worden, zodat iedereen hem begrijpt.

Een e-mail kan een saaie brei van woorden zijn. Op de juiste manier toegepaste smileys geven kleur aan je bericht en maken de lezer weer even ‘wakker’ en misschien wel een beetje vrolijker.

Hoe leuk ze ook zijn, gebruik niet te veel emoticons je mail. Ze zijn bedoeld als verhelderende accenten in je boodschap, gebruik daarom alleen herkenbare emoticons. Een dubbelzinnige emoticon brengt alleen verwarring, en dat is nu juist niet wat je wil.

“De inhoud van je e-mail moet begrijpelijk zijn, met en zonder smileys. Gebruik ze daarom alleen als aanvulling van je boodschap.”

Van welk team ben jij: wel of geen emoji's gebruiken in e-mails? En zo ja, wat is jouw favoriete emoji?

Slimmer mailen? Bespaar jezelf veel tijd

Hoeveel uur per dag besteed jij eigenlijk aan je mailbox? Misschien wel meer dan je eigenlijk zou willen. Ga vanaf nu ontspannen en effectief met je mailbox om. Dankzij deze cursus wordt jij Je Outlook mailbox de Baas.