Hoe ga je slim om met CC mails? Wel of niet in een aparte map

CC mails kunnen je mailbox onoverzichtelijk maken en je veel tijd kosten. Zonde, want als het goed is, krijg jij deze e-mails volgens de ‘officiële e-mailetiquette’ alleen maar ter informatie binnen. Je hoeft ze alleen even te lezen en verder niets te doen. Toch zijn er soms verkeerde verwachtingen van CC’s en worden de belangrijke e-mails erdoor ondergesneeuwd.  Hoe ga je hier slim mee om, zodat CC mails jou niet onnodig veel tijd kosten?  

Ben jij regelmatig op zoek naar de belangrijke e-mails in je inbox tussen allerlei CC mailtjes? Dan is het tijd om hier iets aan te doen.

“Slimmer omgaan met je mailbox, is slimmer omgaan met je tijd en energie.”

In deze video geef ik je drie tips om slimmer en sneller om te gaan met je CC mails:

Zet CC mails niet in een aparte map

Tijdens iedere training wordt de vraag wel een keer gesteld; Hoe kan ik een CC map maken waar CC’s automatisch in binnenkomen? Laat ik meteen met de deur in huis vallen; ik ben hier in veel gevallen geen voorstander van. Waarom niet?

Het belangrijkste nadeel van een aparte map is dat je er regelmatig naar moet kijken. Als je weinig CC mails krijgt, is de kans groot dat je deze map vergeet te bekijken en mis je belangrijke informatie die je eigenlijk wel had moeten lezen. Het gemak van een aparte map, wordt bij weinig CC’s opeens extra werk, en dat is natuurlijk niet de bedoeling. Veel van mijn cursisten zien daarom achteraf meestal alsnog af van een aparte CC map. Ook nadat sommige hem eigenwijs toch hadden ingesteld. Altijd goed om dingen zelf uit te proberen, je kan zo’n instelling gelukkig gewoon weer verwijderen.

Dus bekijk eens hoeveel CC mails je per dag krijgt en of het echt nodig is om deze in een aparte map binnen te laten komen. Pas als je moeite krijgt om je belangrijke mails terug te vinden tussen alle CC mails, dan is het handig om ze automatisch in een aparte map te zetten.

Maar hoe ga je slim om met een paar CC mails per dag?

CC mail automatisch in een andere kleur

Krijg je bijvoorbeeld maar 4 of 5 CC mails per dag binnen, dan is dit goed te overzien. Je hebt er geen last van in je inbox en kunt ze dan beter gewoon hier binnen laten komen. Wat wel slim is, is om er een automatisch kleurmarkering aan te geven zodra de CC binnenkomt. Zo zie je direct het onderscheid tussen ‘ter informatie mails’ en andere mails.

In deze video vertel ik je precies hoe je binnenkomende CC mails een kleurtje geeft of toekent aan een categorie:

In Outlook zijn er 2 manieren om CC mails automatisch in een andere kleur in jouw Postvak In te laten binnenkomen. Je kunt dit instellen met:

1. Weergave-instellingen: de gehele e-mailregel krijgt een andere kleur. Je kiest een kleur naar eigen keuze. Ga hiervoor naar Beeld à Weergave-instellingen à Voorwaardelijke opmaak à Voeg een nieuwe opmaakregel toe zoals hierboven getoond in de video.
2. Met behulp van een Regel krijgt de CC mail bij binnenkomst een kleurcategorie. Sorteer je mailbox op categorie om alle CC’s bij elkaar te zien. Ga hiervoor naar Regels à Regels en waarschuwingen beheren à Stel hier een nieuwe regel is zoals getoond in de video.

Wanneer CC mails wel in een aparte map zetten

Stroomt jouw mailbox regelmatig over van de CC mails en verdwijnen daardoor je belangrijke e-mails uit het zicht? Krijg je bijvoorbeeld meer dan 10 of 15 CC’s per dag?

Leidinggevenden en directeuren, maar bijvoorbeeld ook projectleiders worden vaak door hun werknemers en andere collega’s toegevoegd in de CC, om zichzelf in te dekken, om hen te informeren en vele andere redenen. Met het gevolg dat ze zich door CC mails heen moeten worstelen om bij hun belangrijke mail te komen. Daar heb je naast al je overleggen simpelweg geen tijd voor. Je wil direct kunnen zien welke mails als eerste jouw aandacht vragen, zonder enige afleiding en rompslomp van CC’s. In dit geval zou ik zeker een aparte map aanraden.

Hoe je Outlook zo instelt dat je CC mails automatisch in een aparte map terecht komen? Dat leg ik je uit in deze video: 

Zodra je CC mails in een aparte map binnenkomen heb je zelf de keus wanneer en hoe vaak je ze leest. Meestal is 1 tot 3 keer per week voldoende, al is het natuurlijk afhankelijk van jouw specifieke werksituatie.

Laat CC mails je inbox niet overnemen

Zoals je ziet zijn er diverse manier om met je CC mails om te gaan. Een overvolle inbox wil niemand. Daarom is het slim om eens goed te kijken hoeveel CC mails je per dag binnenkrijgt. Zijn dit er zoveel dat een aparte map handig is, of kun je ze een kleur of categorie meegeven, zodat je inbox overzichtelijker wordt?  

Bonustip: Kijk ook eens kritisch; van wie ontvang je nu precies CC’s? Was deze informatie echt nodig voor jou om te ontvangen? Zo niet, vraag de afzender dan vooral wat precies het doel van de CC was of om jou in het vervolg niet meer te CC-en. Iedere e-mail die je niet meer binnen krijgt, scheelt er tenslotte weer één. Lees ook eens de blog: Word jij gek van je mail? 9 tips om minder mail te ontvangen.    

Hebben deze tips je geholpen om nog slimmer met Outlook te werken? Dan is de training Je Outlook mailbox de Baas zeker iets voor jou.