Voorkom fouten in uitgaande e-mails: mail ondersteboven

Heb je wel eens ‘Oeps bijlage vergeten’ of verstuur je wel eens per ongeluk een e-mail terwijl hij nog helemaal niet klaar was? Fouten in uitgaande mails wil je natuurlijk liever voorkomen dan genezen. In de artikel leer je een simpele maar effectieve manier om dit soort foutjes te voorkomen.

Zelf kwam ik erachter dat ik dit anders moest aanpakken toen ik voor de zoveelste keer per ongeluk een half afgemaakte mail verstuurde doordat ik weer eens was afgeleid door een telefoontje of een vraag van een collega. In mijn toenmalige functie van management assistent was die afleiding nu eenmaal part of the job dus daar moest ik maar mee leren dealen dacht ik.

Pas toen het een keer echt goed mis ging en ik een belangrijke e-mail half afgemaakt en zonder bijlage verstuurde uit de naam van mijn toenmalige manager aan een flink aantal medewerkers, leek het mij toch handiger om hier een structurele oplossing voor te bedenken. De oplossing bleek ondersteboven mailen.

De nummer 1 fout

Terwijl maar weinig mensen het doorhebben, mailen we allemaal sinds het uitvinden van e-mail al super onhandig. Het gaat meteen al mis wanneer je begint met het maken van een nieuwe e-mail. Wat de meeste mensen doen, is bovenaan in het e-mailvenster beginnen en meteen de naam van de geadresseerde toevoegen. Je hoeft nu alleen nog maar op de knop ‘Verzenden’ te drukken of de sneltoets ‘Ctrl + Enter’ te gebruiken en je mail is verzonden.

Een e-mail kan echter niet verzonden worden als er geen geadresseerde is toegevoegd.

Daarom wil je de geadresseerde pas toevoegen als je e-mail helemaal klaar is om te versturen. Om jezelf te trainen om de geadresseerde als laatste toe te voegen helpt het ondersteboven mailen dus.



Hoe werkt ondersteboven mailen?

Het is eigenlijk heel simpel en nee je hoeft natuurlijk niet op z’n kop te zitten om ondersteboven te mailen. 😉

Zodra je een nieuwe e-mail maakt, werk je (in plaats van boven naar beneden) nu van onder naar boven in het e-mailvenster.

• Begin altijd met het toevoegen van de bijlage (1)
  (in een vroegere versie van Outlook zat deze functie onder in het e-mailvenster, tegenwoordig zit deze wel bovenin).
• Werk vervolgens in het e-mail venster van onder naar boven
• Schrijf de tekst van de mail (2)
• Nu kun je meteen een nog betere onderwerpregel invullen omdat je precies weet wat er in de e-mail staat (3)
• Voeg eventuele BCC of CC geadresseerden toe (4)
• Voeg de geadresseerde(n) toe in het Aan veld (5)
• Controleer je e-mail nog één keer kort
• Druk op Verzenden  (6)

Wat doe je als het Aan-veld al staat ingevuld?

Als je een e-mail beantwoordt, dan staat het Aan-veld meteen ingevuld. Verwijder of knip je de geadresseerde(n) uit het Aan-veld en plak je deze even op een andere plek zodat je ze ook weer makkelijk terug kunt plakken nadat je de e-mail van onder naar boven hebt opgesteld.

Is het iemand die je vaak mailt of staat diegene in je adressenboek dan kun je de geadresseerden gewoon verwijderen uit het Aan-veld en ze opnieuw zodra de mail klaar is. Als je de naam van de ontvanger of een deel daarvan intypt, geeft Outlook je net als de meeste e-mailprogramma’s, meteen suggesties voor geadresseerden die je eerder hebt gemaild, zodat je deze makkelijk opnieuw kunt toevoegen.

Spelfouten in e-mails voorkomen

Om ervoor te zorgen dat je e-mail ook vrij van tekstuele foutjes wordt verzonden, kun je jouw mailtje nog even door de spellingscontrole halen. Via Instellingen kun je de spellingscontrole standaard bij iedere mail die je verstuurt aan zetten. De instructie om dit in te stellen in Outlook vind je hier: Spellingscontrole aan- of uitzetten ( klik hier).

Je kunt de spellingscontrole ook handmatig gebruiken met de F7-knop op je toetsenbord of in de werkbalk van de e-mail die je wil verzenden:

Wat als het toch is mis gegaan?

Met ondersteboven mailen kan je al veel fouten voorkomen in de e-mails die je verstuurt. Is het toch per ongeluk een keer niet goed gegaan, dan kan je overwegen om gebruik te maken van de Bericht intrekken functie. Klik hier voor de instructie die uitlegt hoe deze functie precies werkt.